تسوية سُلَف المهمات ومراجعة سجل السُّلَف

البدلات: 03/03 (المغادرة) 50 % + 04/03 و05/03 100 % + 06/03 (العودة) 50 % = 3 أيام x 45,000 = 135,000 BIF. الغداء موفَّر يومي 04 و05/03: تخفيض 2 x 15,000 = 30,000. البدلات المقبولة: 105,000 BIF.

الفندق: 3 ليالٍ (03 و04 و05/03) x 65,000 = 195,000 BIF، دون سقف 70,000، والفاتورة مطابقة.

الدراجة النارية الأجرة: 8,000 BIF، أقل من 10,000، فيكفي الإقرار الموقّع: 8,000 BIF.

المجموع المقبول: 308,000 BIF. السلفة 420,000: يجب على الموظفة ردّ 112,000 BIF (وليس 37,000).

الفرق: 383,000 - 308,000 = 75,000 BIF، وكله في البدلات: احتسبت الموظفة 4 أيام كاملة بدلًا من 3 (يوما المغادرة والعودة بنسبة 50 %، أي 45,000 زيادة) ولم تخصم وجبتَي الغداء الموفَّرتين (30,000). يُحصَّل الرد البالغ 112,000 مقابل إيصال صندوق، وقد تمت التسوية ضمن المهلة (العودة في 06/03، والتسوية في 10/03).

البدلات: 50 % + 100 % + 50 % = 2 يوم x 45,000 = 90,000 BIF، ولم تُوفَّر أي وجبة: حساب الموظفة صحيح.

الفندق: 75,000 لليلة تتجاوز السقف ولا يوجد إذن مسبق: يُسدَّد بحد أقصى 2 x 70,000 = 140,000 BIF؛ وتتحمل الموظفة الـ 10,000 BIF الزائدة.

اللوازم: الإيصال البالغ 46,000 BIF يزيد على 10,000 BIF، ولا يحمل ختمًا ولا عنوانًا، وفيه تعديل بالكتابة فوق المبلغ: لا يُقبل بحالته الراهنة ويُعلَّق.

المجموع المقبول اليوم: 90,000 + 140,000 = 230,000 BIF. السلفة 260,000: يجب على الموظفة ردّ 30,000 BIF (لا أن تتسلم 26,000).

إذا اعتُمد الإيصال بعد التحقق: 230,000 + 46,000 = 276,000 BIF، وعندئذ تدين المنظمة للموظفة بمبلغ 16,000 BIF. وإذا كان المبلغ الحقيقي بعد التحقق 36,000 BIF: 266,000، وتدين المنظمة بمبلغ 6,000 BIF.

الإيصال: لا تصحّحه بنفسك ولا تُعِده إلى الموظفة؛ احتفظ بالأصل، واطلب كتابيًا تفسيرًا من الموظفة وفاتورة نظامية من المورّد، وأبلغ مسؤول المالية أو المسؤول المالي بالتعديل، لأن المستند المعدَّل مؤشر إنذار على الاحتيال. وكان ينبغي أن تمر اللوازم عبر عملية شراء أو طلب سلفة يحدد هذه النفقة.

• AV-042 متأخرة: العودة في 08/03، والتسوية مستحقة في موعد أقصاه 15/03 (7 أيام تقويمية)؛ وفي 20/03، تأخر قدره 5 أيام (القاعدة 5). الإجراء: تذكير كتابي للموظف مع نسخة إلى رئيسه، ومهلة نهائية، وتطبيق سياسة الاسترداد (الاقتطاع من الراتب وفق الإجراء) إذا لم يُقدَّم شيء.
• صُرفت AV-044 في حين أن AV-042 لم تُسوَّ (القاعدة 5): ما كان ينبغي للصندوق أن يصرفها. الإجراء: إبلاغ المسؤول المالي، وعدم صرف أي سلفة أخرى لهذا الموظف قبل التسوية.
• AV-044 اعتمدها «إ. م.»، أي الموظف نفسه (القاعدة 6): اعتماد ذاتي، وعدم احترام الفصل بين المهام. الإجراء: الحصول على اعتماد لاحق من الرئيس المباشر، والإبلاغ عن الحادث، والتحقق من كيفية قبول الصندوق لهذا التوقيع.
• AV-041 وAV-043: سُوّيتا ضمن المهلة (بعد 4 أيام ويوم واحد (1) من العودة)؛ ويبقى تحصيل الرصيدين البالغين 112,000 و30,000 BIF.

سُلَف إريك م. غير المسوّاة: 500,000 + 300,000 = 800,000 BIF (AV-044 ليست متأخرة بعد: العودة في 19/03، والاستحقاق في 26/03).

مثال: «الموضوع: تسوية السلفتين AV-042 وAV-044. تحية طيبة يا إريك، وفقًا للسجل بتاريخ 20/03، لم تُسوَّ بعد السلفة AV-042 البالغة 500,000 BIF (مهمة إلى موينغا، العودة في 08/03)؛ وكان موعد استحقاقها 15/03. ويجب تسوية السلفة AV-044 البالغة 300,000 BIF (كانكوزو، العودة في 19/03) في موعد أقصاه 26/03. نرجو تقديم تقرير نفقات AV-042 مع المستندات الأصلية إلى المكتب المالي قبل 23/03 الساعة 12:00. وأذكّرك بأنه لا يمكن منح أي سلفة جديدة ما دامت هناك سلفة مفتوحة. وأنا مستعد لمساعدتك في ملء الاستمارة. مع التحية، [الاسم]، مساعد(ة) مالي(ة).»

قيد التسوية: مدين حسابات المصروفات 308,000 ومدين الصندوق 112,000 (الرد المحصَّل)؛ دائن الحساب 4251 سُلَف الموظفين 420,000. وبذلك يُقفل حساب سلفة كلودين ن. برصيد صفري.