Liquidação de adiantamentos de missão e controlo do registo de adiantamentos

Ajudas de custo: 03/03 (partida) 50% + 04/03 e 05/03 100% + 06/03 (regresso) 50% = 3 dias x 45 000 = 135 000 BIF. Almoço fornecido a 04 e 05/03: 2 x 15 000 = 30 000 de redução. Ajudas de custo aceites: 105 000 BIF.

Hotel: 3 noites (03, 04 e 05/03) x 65 000 = 195 000 BIF, abaixo do teto de 70 000, fatura conforme.

Mototáxi: 8 000 BIF, inferior a 10 000, a declaração assinada é suficiente: 8 000 BIF.

Total aceite: 308 000 BIF. Adiantamento de 420 000: o agente deve reembolsar 112 000 BIF (e não 37 000).

Diferença: 383 000 - 308 000 = 75 000 BIF, inteiramente nas ajudas de custo: o agente contou 4 dias completos em vez de 3 (partida e regresso a 50%, ou seja, 45 000 a mais) e não deduziu os dois almoços fornecidos (30 000). O reembolso de 112 000 é recebido contra recibo de caixa e a liquidação foi feita dentro do prazo (regresso a 06/03, liquidação a 10/03).

Ajudas de custo: 50% + 100% + 50% = 2 dias x 45 000 = 90 000 BIF, nenhuma refeição fornecida: cálculo do agente correto.

Hotel: 75 000 por noite excede o teto e não existe autorização prévia: reembolso limitado a 2 x 70 000 = 140 000 BIF; os 10 000 BIF de excesso ficam a cargo do agente.

Material: o recibo de 46 000 BIF é superior a 10 000 BIF, não tem carimbo nem morada e apresenta uma rasura no montante: não é aceite tal como está e fica em espera.

Total aceite hoje: 90 000 + 140 000 = 230 000 BIF. Adiantamento de 260 000: o agente deve reembolsar 30 000 BIF (e não receber 26 000).

Se o recibo for validado após verificação: 230 000 + 46 000 = 276 000 BIF, e a organização ficará então a dever 16 000 BIF ao agente. Se o montante real verificado for de 36 000 BIF: 266 000, e a organização ficará a dever 6 000 BIF.

Recibo: não o corrigir pessoalmente nem devolvê-lo ao agente; guardar o original, pedir por escrito uma explicação ao agente e uma fatura regular ao fornecedor, e comunicar a rasura ao responsável financeiro, porque um documento alterado é um sinal de alerta de fraude. O material deveria ter passado por uma compra ou por um pedido de adiantamento que especificasse esta despesa.

• AV-042 em atraso: regresso a 08/03, liquidação devida o mais tardar a 15/03 (7 dias de calendário); a 20/03, atraso de 5 dias (regra 5). Ação: lembrete escrito ao agente com cópia ao seu superior, prazo firme e aplicação da política de recuperação (retenção no salário segundo o procedimento) se nada for entregue.
• AV-044 pago quando AV-042 ainda não estava liquidado (regra 5): a caixa não deveria ter pago. Ação: comunicar ao responsável financeiro, não pagar mais adiantamentos a este agente antes da regularização.
• AV-044 aprovado por «É. M.», ou seja, pelo próprio agente (regra 6): autoaprovação, segregação de funções não respeitada. Ação: pedir validação a posteriori ao superior hierárquico, comunicar o incidente e verificar como a caixa aceitou esta assinatura.
• AV-041 e AV-043: liquidados dentro do prazo (4 dias e 1 dia após o regresso); os saldos de 112 000 e 30 000 BIF ainda estão por receber.

Adiantamentos por liquidar de Éric M.: 500 000 + 300 000 = 800 000 BIF (AV-044 ainda não está em atraso: regresso a 19/03, prazo a 26/03).

Exemplo: «Assunto: Liquidação dos adiantamentos AV-042 e AV-044. Bom dia, Éric, segundo o registo a 20/03, o adiantamento AV-042 de 500 000 BIF (missão a Muyinga, regresso a 08/03) ainda não foi liquidado; o prazo terminou a 15/03. O adiantamento AV-044 de 300 000 BIF (Cankuzo, regresso a 19/03) deverá ser liquidado o mais tardar a 26/03. Peço-lhe que entregue o relatório de despesas de AV-042 com os documentos originais no serviço financeiro antes de 23/03 às 12h00. Recordo que não pode ser concedido nenhum novo adiantamento enquanto houver um adiantamento em aberto. Estou disponível para o ajudar a preencher o formulário. Com os melhores cumprimentos, [Nome], assistente financeiro(a).»

Lançamento de liquidação: débito das contas de gastos 308 000 e débito da caixa 112 000 (reembolso recebido); crédito da conta 4251 Adiantamentos ao pessoal 420 000. A conta de adiantamento de Claudine N. fica então saldada a zero.