Liquidación de anticipos de misión y control del registro de anticipos

Viáticos: 03/03 (salida) 50 % + 04/03 y 05/03 100 % + 06/03 (regreso) 50 % = 3 días x 45 000 = 135 000 BIF. Almuerzo proporcionado el 04 y el 05/03: 2 x 15 000 = 30 000 de reducción. Viáticos aceptados: 105 000 BIF.

Hotel: 3 noches (03, 04 y 05/03) x 65 000 = 195 000 BIF, por debajo del tope de 70 000, factura conforme.

Mototaxi: 8 000 BIF, inferior a 10 000, basta con la declaración firmada: 8 000 BIF.

Total aceptado: 308 000 BIF. Anticipo de 420 000: la empleada debe reembolsar 112 000 BIF (y no 37 000).

Diferencia: 383 000 - 308 000 = 75 000 BIF, íntegramente en los viáticos: la empleada contó 4 días completos en lugar de 3 (salida y regreso al 50 %, es decir, 45 000 de más) y no dedujo los dos almuerzos proporcionados (30 000). El reembolso de 112 000 se cobra contra un recibo de caja y la liquidación se hace dentro del plazo (regreso el 06/03, liquidación el 10/03).

Viáticos: 50 % + 100 % + 50 % = 2 días x 45 000 = 90 000 BIF, ninguna comida proporcionada: el cálculo de la empleada es correcto.

Hotel: 75 000 por noche supera el tope y no existe autorización previa: reembolso limitado a 2 x 70 000 = 140 000 BIF; los 10 000 BIF de exceso corren a cargo de la empleada.

Material: el recibo de 46 000 BIF es superior a 10 000 BIF, no tiene sello ni dirección y presenta una sobrescritura en el importe: no se acepta en su estado actual y queda pendiente.

Total aceptado hoy: 90 000 + 140 000 = 230 000 BIF. Anticipo de 260 000: la empleada debe reembolsar 30 000 BIF (y no recibir 26 000).

Si el recibo se valida tras su verificación: 230 000 + 46 000 = 276 000 BIF, y la organización deberá entonces 16 000 BIF a la empleada. Si el importe real verificado es de 36 000 BIF: 266 000, y la organización deberá 6 000 BIF.

Recibo: no corregirlo uno mismo ni devolverlo a la empleada; conservar el original, pedir por escrito una explicación a la empleada y una factura en regla al proveedor, e informar de la sobrescritura al oficial o al responsable financiero, ya que un justificante modificado es una señal de alerta de fraude. El material debería haberse adquirido mediante una compra o una solicitud de anticipo que precisara este gasto.

• AV-042 con retraso: regreso el 08/03, liquidación debida a más tardar el 15/03 (7 días naturales); al 20/03, retraso de 5 días (norma 5). Acción: recordatorio por escrito al empleado con copia a su superior, plazo firme y aplicación de la política de recuperación (retención en nómina según el procedimiento) si no presenta nada.
• AV-044 pagado cuando AV-042 no estaba liquidado (norma 5): la caja no debería haber pagado. Acción: informar al responsable financiero y no pagar más anticipos a este empleado antes de la regularización.
• AV-044 aprobado por «É. M.», es decir, por el propio empleado (norma 6): autoaprobación, no se respeta la separación de funciones. Acción: hacer que el superior jerárquico lo valide a posteriori, notificar el incidente y verificar cómo la caja aceptó esta firma.
• AV-041 y AV-043: liquidados dentro del plazo (4 días y 1 día después del regreso); quedan por cobrar los saldos de 112 000 y 30 000 BIF.

Anticipos sin liquidar de Éric M.: 500 000 + 300 000 = 800 000 BIF (AV-044 todavía no está retrasado: regreso el 19/03, vencimiento el 26/03).

Ejemplo: «Asunto: Liquidación de los anticipos AV-042 y AV-044. Buenos días, Éric: según el registro al 20/03, el anticipo AV-042 de 500 000 BIF (misión a Muyinga, regreso el 08/03) todavía no está liquidado; el vencimiento era el 15/03. El anticipo AV-044 de 300 000 BIF (Cankuzo, regreso el 19/03) deberá liquidarse a más tardar el 26/03. Le ruego que presente el informe de gastos de AV-042 con los justificantes originales en la oficina de finanzas antes del 23/03 a las 12:00. Le recuerdo que no puede concederse ningún nuevo anticipo mientras haya un anticipo abierto. Quedo a su disposición para ayudarle a rellenar el formulario. Atentamente, [Nombre], asistente financiero(a).»

Asiento de liquidación: cargo en las cuentas de gastos por 308 000 y cargo en caja por 112 000 (reembolso cobrado); abono en la cuenta 4251 Anticipos al personal por 420 000. La cuenta de anticipos de Claudine N. queda entonces saldada a cero.