Seguimiento presupuestario de una subvención: tipo de cambio, previsión de cierre del proyecto y solicitud de fondos

Tipo medio ponderado = total recibido en COP / total enviado en USD = (820 000 000 + 987 500 000 + 603 000 000) / (200 000 + 250 000 + 150 000) = 2 410 500 000 / 600 000 = 4 017,5 COP por 1 USD. La media simple de los tres tipos (4 023,3) es incorrecta, porque no tiene en cuenta el peso de cada transferencia.

El comprobante BU-0912 (18 000 000 COP) no es elegible: la partida 5 elegible es de 112 500 000 - 18 000 000 = 94 500 000 COP.

Ritmo teórico: 9 meses de 12, es decir, 75 %. El total es conforme (74,0 %). En cambio, la partida de kits está casi agotada (97,9 %) cuando aún queda una distribución: riesgo de sobregasto. Las transferencias (71,4 %) van ligeramente retrasadas, lo que se explica por el aplazamiento del último ciclo. La oficina está infraejecutada (65,3 %). Los vehículos van algo por encima del ritmo (78,8 %): hay que vigilarlos.

Costos indirectos previstos: 7 % × 779 838 = 54 589 USD (presupuesto 56 280).

Problemas: (1) los kits superan el presupuesto en un 16,2 %, por encima del umbral del 10 %: el gasto no puede comprometerse sin el acuerdo previo por escrito del donante; de lo contrario, el excedente corre el riesgo de ser rechazado; (2) los vehículos lo superan en un 2,9 %: está permitido, pero debe justificarse; (3) la oficina está infraejecutada en un 11,8 % y las transferencias en un 6,1 %: hay que explicarlo en el informe.

Propuesta: solicitar desde ahora al donante una reasignación de unos 9 700 USD hacia la partida de kits, financiada con las partidas de personal (5 526) y de oficina (4 264), es decir, 9 790 USD, en lugar de con la partida de transferencias, que es la ayuda directa a los hogares. El saldo de las transferencias (unos 25 000 USD) puede servir, con el acuerdo del donante, para aumentar el valor del último ciclo o para cubrir hogares en lista de espera. Paralelamente, el equipo de logística verifica si puede ajustarse la composición del kit. Precisar que la previsión depende del tipo de cambio: la próxima transferencia modificará el tipo medio ponderado.

Tesorería del proyecto al 30/09: recibido 2 410 500 000 COP - gastos elegibles 2 389 500 000 COP = 21 000 000 COP, siempre que el gasto no elegible de 18 000 000 COP se reembolse al proyecto con fondos propios (si no, la tesorería real es solo de 3 000 000 COP y el proyecto prefinancia un gasto que no le corresponde).

Necesidad: 743 500 000 - 21 000 000 = 722 500 000 COP, es decir, 722 500 000 / 4 000 = 180 625 USD.

Control presupuestario: costos directos presupuestados 804 000 USD - transferencias ya recibidas 600 000 USD = 204 000 USD disponibles: la solicitud de 180 625 USD queda cubierta (los costos indirectos permanecen en la sede).

Recomendaciones: solicitar en dos tramos (octubre para personal, vehículos y kits; principios de noviembre para el ciclo de transferencias) a fin de limitar la tesorería ociosa y el riesgo cambiario; prever que el tipo real difiera de 4 000 y ajustar el segundo tramo.

La recepción y las canastas obsequiadas a las autoridades son regalos y recepciones, no elegibles según las normas del donante. Tratamiento: (1) reclasificar el gasto del código del proyecto a los fondos propios (fondos no asignados) de la organización, mediante un asiento de corrección documentado, sin modificar el comprobante original; (2) reembolsar a la cuenta del proyecto 18 000 000 COP, es decir, 18 000 000 / 4 017,5 = 4 480 USD; (3) calcular los costos indirectos únicamente sobre los gastos elegibles (el 7 % de este gasto, unos 314 USD, no puede reclamarse).

Si el gasto se mantuviera en el proyecto, sería rechazado en la auditoría, con un reembolso al donante y un riesgo reputacional. Controles: informar por escrito al responsable financiero y al jefe de base; verificar si existen otros gastos del mismo tipo desde enero; recordar mediante una nota la lista de gastos no elegibles; exigir un visto bueno de finanzas para todo gasto de «relaciones con las autoridades» antes de comprometerlo. La relación con las autoridades se gestiona mediante reuniones de coordinación, no con regalos, lo que también protege a la organización contra cualquier sospecha de corrupción.

Ejemplo: «Al 30 de septiembre de 2026, los gastos directos elegibles ascienden a 594 773 USD, es decir, el 74,0 % del presupuesto para el 75 % de la duración, al tipo medio ponderado de 4 017,5 COP/USD. Las transferencias monetarias (71,4 %) van ligeramente retrasadas: el último ciclo se aplazó a noviembre para actualizar las listas de beneficiarios; se abonará íntegramente antes del final del proyecto. La partida de kits de higiene está ejecutada al 97,9 %: el precio del jabón y de las toallas higiénicas ha aumentado alrededor de un 20 % desde junio. La previsión de cierre del proyecto indica un sobregasto de 9 695 USD (16,2 %); solicitamos su acuerdo para reasignar 9 790 USD desde las partidas de personal y de oficina, sin reducir la ayuda entregada a los hogares. La partida de oficina está infraejecutada (65,3 %); se están analizando las causas y se propone utilizar el saldo para la reasignación. Durante nuestra revisión interna se identificó un gasto no elegible de 4 480 USD, que se ha reclasificado a los fondos propios de la organización.»

Rechazo la compra tal como se plantea, explicando el motivo: los bienes comprados en diciembre pero utilizados después del 31/12/2026 no sirven al proyecto durante su periodo de ejecución; no son elegibles y serían rechazados en la auditoría, con reembolso. Presentar unas existencias compradas como un gasto del proyecto sería además una información engañosa para el donante. Propongo soluciones regulares: (1) solicitar al donante una prórroga sin costo para distribuir los kits en 2027; (2) proponer una reasignación hacia una actividad realizable antes del 31/12 (complemento al último ciclo de transferencias); (3) en su defecto, declarar el saldo, que se devolverá o se deducirá. Informo al responsable financiero para que la decisión se tome al nivel adecuado.