Tesorería con restricciones de liquidez, elección de un proveedor de transferencias y anomalías en la nómina

Salidas: julio 95 000 + 210 000 + 45 000 + 20 000 = 370 000; agosto 370 000; septiembre 95 000 + 140 000 + 45 000 + 20 000 = 300 000. Total 1 040 000.

Escenario de retraso (tramo X hacia el 20 de septiembre): fin de julio 60 000; fin de agosto 60 000 − 370 000 = − 310 000; fin de septiembre − 310 000 + 400 000 − 300 000 = − 210 000.

Necesidad de anticipo: como mínimo 210 000 USD para terminar septiembre, y hasta 310 000 USD desde finales de agosto si el tramo X se retrasa. Añadir una reserva de seguridad (por ejemplo, un mes de salarios, 95 000): solicitar unos 310 000 USD a la sede, o 210 000 con un compromiso escrito de completar si el informe al donante X no se valida antes del 31 de julio. Dado el plazo de 10 días, la solicitud debe enviarse de inmediato. Paralelamente: finalizar sin demora el informe que condiciona el tramo X e identificar los gastos aplazables (proveedores, funcionamiento) como último recurso, nunca los salarios ni las transferencias a los hogares sin decisión del programa.

Restricciones de envío: tope de retiro de 40 000 por semana, es decir, unos 170 000 al mes (4,3 semanas), mientras que las necesidades de efectivo en Kandahar son de 300 000 a 370 000 al mes: al menos 130 000 a 200 000 USD al mes deben pasar por un proveedor hawala; hay que planificar los retiros cada semana, no superar el límite de seguro y de seguridad de la caja fuerte y escalonar en el tiempo los fondos en efectivo (riesgo de robo, seguridad de las personas que los transportan).

Costos: H1 500 000 × 1,2 % = 6 000; H2 0,6 % = 3 000; H3 1,5 % = 7 500.

H2 queda excluido a pesar de un ahorro de 3 000 USD: sin licencia, corresponsales desconocidos, rechazo del control de sanciones y de la cláusula antiterrorista, sin recibo probatorio (un gasto sin justificante no es elegible), ninguna referencia. A ello se suma un conflicto de intereses: lo recomienda el encargado de nómina, que a su vez está implicado en la revisión de la nómina. El riesgo (pérdida total, financiación indirecta de un grupo sancionado, ruptura con los donantes) supera con creces el ahorro.

Elección: H1 como proveedor principal (licencia, recibos, referencias, sin tope, plazo de 2 días, costo intermedio); H3 como proveedor de respaldo (fraccionamiento en operaciones de 100 000 como máximo, plazo de 3 días que debe preverse en el plan de tesorería).

Diligencias: verificación de la licencia ante la autoridad, del nombre del proveedor, de sus directivos y corresponsales en las listas de sanciones aplicables (Naciones Unidas y donantes), llamada a las ONG de referencia, contrato escrito (responsabilidad en caso de pérdida, plazo, comisión y tipo de cambio, cláusula antiterrorista, derecho de auditoría), validación por la sede según la política. Controles: tres personas distintas para solicitar, aprobar y recibir; recuento de los fondos a la recepción en presencia de dos personas y recibo numerado; conciliación de cada transferencia; primera transferencia de prueba por un importe pequeño; registro de cada operación; revisión anual de los proveedores.

Cálculos: (1) empleados dados de baja: (650 + 580 + 720) × 3 meses = 5 850; (3) jornaleros: 14 jornaleros de más × 12 días × 8 = 1 344 (3 840 pagados frente a 2 496 justificados); (4) horas extraordinarias: 96 × 5 = 480, que deben verificarse a la luz de los 9 días de taller. Total cuantificable: 7 674 USD. (2) Número compartido: 1 150 USD al mes en riesgo, no cuantificable sin verificación (posible caso legítimo: empleados de un mismo hogar).

Calificación: (1) indicio fuerte de fraude (empleados fantasma, pago a números por identificar); (2) por verificar, posible indicio; (3) indicio de fraude (inflado de la plantilla); (4) posible error o abuso, que debe cotejarse con las hojas de tiempo; (5) debilidad de control grave: conflicto de intereses no declarado entre quien prepara y quien aprueba, y firma sin justificantes por parte del director de país.

Acciones en las 72 horas: (a) notificar el caso al punto focal antifraude o al servicio de auditoría de la sede según la política, en el plazo previsto, sin investigar en solitario; (b) asegurar las pruebas: copias de las planillas de nómina, extractos de dinero móvil, expedientes de RR. HH., hojas de asistencia, cuadernos de bitácora, acceso al programa de nómina retirado o en modo de solo lectura para las personas implicadas; (c) no confrontar a las personas antes de la decisión de los investigadores, para evitar la destrucción de pruebas; (d) medida cautelar: la nómina de julio la prepara o revisa otra persona, con conciliación nominal de cada línea con la lista de personal activo de RR. HH.; (e) verificar la cláusula de cada contrato de subvención: la mayoría de los donantes exigen ser informados de una sospecha de fraude en un plazo breve; (f) proteger al autor anónimo de la denuncia (confidencialidad, ninguna búsqueda de su identidad).

Ejemplo de respuesta: «Asunto: solicitud de anticipo de tesorería, oficina de Kandahar. Nuestro plan de tesorería de julio a septiembre (adjunto) prevé 1 040 000 USD de salidas para 830 000 USD de recursos (saldo de 180 000, donante Y 250 000, donante X 400 000). El déficit alcanza 210 000 USD a finales de septiembre aunque el tramo X llegue el 15 de agosto. El primer tramo X tuvo 5 semanas de retraso: en ese caso, el déficit sería de 310 000 USD desde finales de agosto y las transferencias monetarias a los hogares se interrumpirían. Solicitamos un anticipo de 310 000 USD, de los cuales 210 000 USD antes del 15 de julio, reembolsable a la recepción del tramo X. Estamos finalizando el informe al donante X esta semana. Los fondos se enviarán a través del proveedor H1 (con licencia, control de sanciones realizado), con H3 como respaldo.»

No puedo seguir esta instrucción. La notificación de una sospecha de fraude es una obligación de la política interna y, en general, de los contratos de subvención; ocultarla expondría a la organización a una pérdida de confianza mucho más grave si el donante se enterara por la auditoría o por el denunciante. Las retenciones salariales sin procedimiento ni prueba establecida son contrarias al derecho laboral y al derecho de defensa; un despido sin investigación expone a recursos y puede afectar a inocentes (la constatación 2 puede ser legítima). El propio director de país está implicado en la debilidad de control (firma sin justificantes), lo que refuerza la necesidad de una investigación independiente.

Le explico que la transparencia, acompañada de un plan de medidas (investigación, recuperación de las sumas, refuerzo de los controles), suele ser mejor recibida por un donante que un descubrimiento tardío. Hago la notificación por la vía prevista (punto focal antifraude, auditoría interna o director financiero regional), por escrito y, si la política lo prevé, por el mecanismo de denuncia confidencial. Sigo trabajando con normalidad con el director de país en la tesorería.