Nómina mensual, distribución de los costos de personal entre donantes y control de los anticipos

Detalles: E1: 220 000 + 12 × 1 500 = 238 000. E2: descuento por ausencia 660 000 / 22 × 2 = 60 000, bruto 660 000 + 66 000 - 60 000 = 666 000; impuesto = 10 % × 300 000 + 20 % × 313 028 = 30 000 + 62 606 = 92 606. E5: cotización con tope de 4,2 % × 750 000 = 31 500; impuesto = 30 000 + 20 % × 853 500 = 200 700. Neto E1 = 238 000 + 20 000 - 9 996 - 20 300 - 50 000 = 177 704; neto E4 = 154 000 + 20 000 - 6 468 - 12 253 - 30 000 = 125 279.

Control de los descuentos de anticipo: E1, neto antes del descuento 227 704, un tercio = 75 901; E4, 155 279, un tercio = 51 760: los descuentos de 50 000 y 30 000 respetan el límite.

Imputar E2 al 100 % en A haría que A soportara 229 776 XAF de tiempo dedicado a B (A: 1 758 784 en lugar de 1 529 008; B: 800 384 en lugar de 1 030 160). Es una imputación que no se ajusta a la realidad: el donante A pagaría un gasto que no le corresponde (posible doble financiación si B también lo financiara algún día), lo que se rechaza en la auditoría y constituye una falta.

Respuesta: imputo según la hoja de tiempo firmada (70 / 30). Para el sobregasto de B, hay que informar al responsable de subvenciones, solicitar una reasignación o una modificación al donante B, o imputar temporalmente el excedente a los fondos propios. Si E2 trabaja de forma duradera un 30 % en B, se corrige la clave presupuestaria. Respondo por escrito con copia al responsable financiero.

• AV-21 (E1): 50 000 no justificados, descontados en octubre con acuerdo por escrito: conforme; el anticipo queda saldado tras la nómina.
• AV-25 (E4): 30 000, inferior a un tercio del neto (51 760), descontado en octubre: conforme y saldado.
• AV-27 (E3): 200 000 sin ningún comprobante desde el 02/09, es decir, casi dos meses: no conforme. Solicitud por escrito de justificación en un plazo de 5 días (facturas, material recibido en almacén).
• AV-29 (E5): 400 000 aprobados por el propio E5 (la autoaprobación está prohibida); regreso el 16/10, justificación esperada a más tardar el 26/10: con retraso. Informar al responsable financiero del país, hacer validar a posteriori por el superior de E5 y exigir los justificantes.
• AV-30 (E3): segundo anticipo cuando AV-27 sigue abierto (solo se autoriza un anticipo) y registrado por la propia beneficiaria (falta de separación de funciones). El monto (150 000) respeta un tercio del neto (153 220), pero el anticipo no debería haberse concedido.
• AV-31 (E2): regreso el 30/10, plazo de justificación hasta el 09/11: conforme a la fecha.

Anticipos abiertos tras la nómina de octubre: 200 000 + 400 000 + 150 000 + 120 000 = 870 000 XAF.

Plan para E3 (350 000 si AV-27 no se justifica): con su acuerdo por escrito, descuento limitado a un tercio del neto, es decir, 459 659 / 3 = 153 220 al mes: noviembre 153 220, diciembre 153 220, enero 43 560. Si E3 se niega o si los comprobantes revelan un fraude, el expediente pasa al responsable financiero y a recursos humanos (procedimiento disciplinario). Medida inmediata: retirar a E3 el registro de sus propios anticipos.

Controles: (1) conciliación de la lista de nómina con el registro de personal de recursos humanos (ningún empleado ficticio, ninguna baja olvidada); (2) hojas de tiempo y registros de ausencias firmados por el supervisor; (3) revisión de las variaciones respecto al mes anterior (horas extraordinarias, primas, nuevos empleados); (4) doble firma: preparación por nómina, verificación por otra persona, aprobación por el responsable autorizado; (5) concordancia entre el archivo de transferencia o de pago móvil y el neto a pagar, con verificación de los datos bancarios modificados.

Me niego: modificar una hoja de tiempo firmada para adaptarla al presupuesto es una falsificación de documento y un fraude contra el donante A, sea cual sea la intención. Se lo explico con calma al coordinador y propongo las soluciones regulares (reasignación en B, fondos propios, revisión de la clave). Confirmo mi posición por escrito e informo al responsable financiero del país. Si la presión continúa, utilizo el mecanismo de denuncia de la organización (política de protección de denunciantes), que protege contra las represalias.