Processamento salarial mensal, repartição dos custos de pessoal entre doadores e controlo dos adiantamentos

Detalhes: E1: 220 000 + 12 × 1 500 = 238 000. E2: desconto por ausência 660 000 / 22 × 2 = 60 000, bruto 660 000 + 66 000 - 60 000 = 666 000; imposto = 10 % × 300 000 + 20 % × 313 028 = 30 000 + 62 606 = 92 606. E5: contribuição limitada a 4,2 % × 750 000 = 31 500; imposto = 30 000 + 20 % × 853 500 = 200 700. Líquido E1 = 238 000 + 20 000 - 9 996 - 20 300 - 50 000 = 177 704; líquido E4 = 154 000 + 20 000 - 6 468 - 12 253 - 30 000 = 125 279.

Controlo dos descontos de adiantamentos: E1, líquido antes do desconto 227 704, um terço = 75 901; E4, 155 279, um terço = 51 760: os descontos de 50 000 e 30 000 respeitam o limite.

Imputar E2 a 100 % em A faria A suportar 229 776 XAF de tempo dedicado a B (A: 1 758 784 em vez de 1 529 008; B: 800 384 em vez de 1 030 160). É uma imputação que não corresponde à realidade: o doador A pagaria uma despesa que não é sua (duplo financiamento possível se B também a vier a financiar), o que é rejeitado na auditoria e constitui uma falta.

Resposta: imputo segundo a folha de horas assinada (70 / 30). Para a ultrapassagem de B, é preciso: informar o responsável pelas subvenções, pedir uma realocação ou uma alteração ao doador B, ou imputar temporariamente o excedente aos fundos próprios. Se E2 trabalhar de forma duradoura 30 % em B, corrige-se a chave orçamental. Respondo por escrito e coloco em cópia o responsável financeiro.

• AV-21 (E1): 50 000 não justificados, descontados em outubro com acordo escrito: conforme; o adiantamento fica saldado após o processamento salarial.
• AV-25 (E4): 30 000, inferior a um terço do líquido (51 760), descontado em outubro: conforme e saldado.
• AV-27 (E3): 200 000 sem qualquer comprovativo desde 02/09, ou seja, quase dois meses: não conforme. Pedido escrito de justificação no prazo de 5 dias (faturas, material recebido em stock).
• AV-29 (E5): 400 000 aprovados pelo próprio E5 (autoaprovação proibida); regresso a 16/10, justificação esperada até 26/10, o mais tardar: em atraso. Assinalar ao responsável financeiro do país, mandar validar a posteriori pelo superior de E5 e exigir os comprovativos.
• AV-30 (E3): segundo adiantamento quando AV-27 está em aberto (só é autorizado um adiantamento) e registado pela própria beneficiária (ausência de segregação de funções). O montante (150 000) respeita um terço do líquido (153 220), mas o adiantamento não devia ter sido concedido.
• AV-31 (E2): regresso a 30/10, prazo de justificação até 09/11: conforme até à data.

Adiantamentos em aberto após o processamento salarial de outubro: 200 000 + 400 000 + 150 000 + 120 000 = 870 000 XAF.

Plano para E3 (350 000 se AV-27 não for justificado): com o seu acordo escrito, desconto limitado a um terço do líquido, ou seja, 459 659 / 3 = 153 220 por mês: novembro 153 220, dezembro 153 220, janeiro 43 560. Se E3 recusar ou se os comprovativos revelarem uma fraude, o processo passa para o responsável financeiro e para os recursos humanos (processo disciplinar). Medida imediata: retirar a E3 o registo dos seus próprios adiantamentos.

Controlos: (1) reconciliação da folha de salários com o registo de pessoal dos recursos humanos (nenhum trabalhador fictício, nenhuma saída esquecida); (2) folhas de horas e registos de ausências assinados pelo supervisor; (3) revisão das variações em relação ao mês anterior (horas extraordinárias, subsídios, novos trabalhadores); (4) dupla assinatura: preparação pelo processamento salarial, verificação por outra pessoa, aprovação pelo responsável habilitado; (5) concordância entre o ficheiro de transferência ou de pagamento móvel e o líquido a pagar, com verificação dos dados bancários alterados.

Recuso: alterar uma folha de horas assinada para a adaptar ao orçamento é uma falsificação de documento e uma fraude contra o doador A, seja qual for a intenção. Explico-o calmamente ao coordenador e proponho as soluções regulares (realocação em B, fundos próprios, revisão da chave). Confirmo a minha posição por escrito e informo o responsável financeiro do país. Se a pressão continuar, utilizo o mecanismo de denúncia da organização (política de proteção de denunciantes), que protege contra represálias.