Tesouraria sob restrição de liquidez, escolha de um prestador de transferências e anomalias na folha de pagamentos

Saídas: julho 95 000 + 210 000 + 45 000 + 20 000 = 370 000; agosto 370 000; setembro 95 000 + 140 000 + 45 000 + 20 000 = 300 000. Total 1 040 000.

Cenário de atraso (tranche X por volta de 20 de setembro): fim de julho 60 000; fim de agosto 60 000 − 370 000 = − 310 000; fim de setembro − 310 000 + 400 000 − 300 000 = − 210 000.

Necessidade de adiantamento: no mínimo 210 000 USD para terminar setembro, e até 310 000 USD logo no fim de agosto se a tranche X se atrasar. Acrescentar uma reserva de segurança (por exemplo um mês de salários, 95 000): pedir cerca de 310 000 USD à sede, ou 210 000 com um compromisso escrito de completar se o relatório ao doador X não for validado antes de 31 de julho. Tendo em conta o prazo de 10 dias, o pedido deve seguir imediatamente. Em paralelo: finalizar sem demora o relatório que condiciona a tranche X, e identificar as despesas adiáveis (fornecedores, funcionamento) em último recurso, nunca os salários nem as transferências aos agregados familiares sem decisão do programa.

Restrições de encaminhamento: limite de levantamento de 40 000 por semana, ou seja cerca de 170 000 por mês (4,3 semanas), quando as necessidades em numerário em Kandahar são de 300 000 a 370 000 por mês: pelo menos 130 000 a 200 000 USD por mês têm de passar por um prestador hawala; é preciso planear os levantamentos todas as semanas, não ultrapassar o limite de seguro e de segurança do cofre, e fracionar os fundos em numerário no tempo (risco de roubo, segurança das pessoas que os transportam).

Custos: H1 500 000 × 1,2 % = 6 000; H2 0,6 % = 3 000; H3 1,5 % = 7 500.

H2 é excluído apesar de uma poupança de 3 000 USD: sem licença, correspondentes desconhecidos, recusa do controlo de sanções e da cláusula antiterrorismo, sem recibo comprovativo (uma despesa sem documento de suporte não é elegível), nenhuma referência. Acresce um conflito de interesses: é recomendado pelo responsável pela folha de pagamentos, ele próprio visado pela revisão da folha de pagamentos. O risco (perda total, financiamento indireto de um grupo sancionado, rutura com os doadores) ultrapassa largamente a poupança.

Escolha: H1 como prestador principal (licença, recibos, referências, sem limite, prazo de 2 dias, custo intermédio); H3 como prestador de recurso (fracionamento em operações de no máximo 100 000, prazo de 3 dias a prever no plano de tesouraria).

Diligências: verificação da licença junto da autoridade, do nome do prestador, dos seus dirigentes e correspondentes nas listas de sanções aplicáveis (Nações Unidas e doadores), contacto com as ONG de referência, contrato escrito (responsabilidade em caso de perda, prazo, taxa de comissão e de câmbio, cláusula antiterrorismo, direito de auditoria), validação pela sede segundo a política. Controlos: três pessoas diferentes para pedir, aprovar e receber; contagem dos fundos na receção na presença de duas pessoas e recibo numerado; reconciliação de cada transferência; primeira transferência de teste de um montante pequeno; registo de cada operação; revisão anual dos prestadores.

Cálculos: (1) trabalhadores que saíram: (650 + 580 + 720) × 3 meses = 5 850; (3) jornaleiros: 14 jornaleiros a mais × 12 dias × 8 = 1 344 (3 840 pagos para 2 496 justificados); (4) horas extraordinárias: 96 × 5 = 480, a verificar à luz dos 9 dias de oficina. Total quantificável: 7 674 USD. (2) Número partilhado: 1 150 USD por mês em risco, não quantificável sem verificação (caso legítimo possível: trabalhadores do mesmo agregado familiar).

Qualificação: (1) indício forte de fraude (trabalhadores fantasma, pagamento em números a identificar); (2) a verificar, indício possível; (3) indício de fraude (inflação dos efetivos); (4) erro ou abuso possível, a cruzar com as folhas de horas; (5) fragilidade de controlo grave: conflito de interesses não declarado entre quem prepara e quem aprova, e assinatura sem documentos de suporte pelo diretor de país.

Ações nas 72 horas: (a) comunicar o caso ao ponto focal antifraude ou ao serviço de auditoria da sede segundo a política, no prazo previsto, sem investigar sozinho; (b) proteger as provas: cópias dos mapas de pagamentos, extratos de mobile money, processos de RH, folhas de presença, diários de bordo, acesso ao software de processamento salarial retirado ou apenas em leitura para as pessoas envolvidas; (c) não confrontar as pessoas antes da decisão dos investigadores, para evitar a destruição de provas; (d) medida cautelar: a folha de pagamentos de julho é preparada ou revista por outra pessoa, com reconciliação nominal de cada linha com a lista de RH ativa; (e) verificar a cláusula de cada contrato de subvenção: a maioria dos doadores exige ser informada de uma suspeita de fraude num prazo curto; (f) proteger o autor anónimo da denúncia (confidencialidade, nenhuma tentativa de descobrir a sua identidade).

Exemplo de resposta: «Assunto: pedido de adiantamento de tesouraria, escritório de Kandahar. O nosso plano de tesouraria de julho a setembro (em anexo) prevê 1 040 000 USD de saídas para 830 000 USD de recursos (saldo de 180 000, doador Y 250 000, doador X 400 000). O défice atinge 210 000 USD no fim de setembro mesmo que a tranche X chegue a 15 de agosto. A primeira tranche X teve 5 semanas de atraso: nesse caso, o défice seria de 310 000 USD logo no fim de agosto e as transferências monetárias aos agregados familiares seriam interrompidas. Pedimos um adiantamento de 310 000 USD, dos quais 210 000 USD antes de 15 de julho, reembolsável após receção da tranche X. Estamos a finalizar o relatório ao doador X esta semana. Os fundos serão encaminhados através do prestador H1 (licenciado, controlo de sanções efetuado), com H3 como recurso.»

Não posso seguir esta instrução. A comunicação de uma suspeita de fraude é uma obrigação da política interna e, em geral, dos contratos de subvenção; ocultá-la exporia a organização a uma quebra de confiança muito mais grave se o doador tomasse conhecimento pela auditoria ou pelo denunciante. Os descontos no salário sem procedimento nem prova estabelecida são contrários ao direito do trabalho e aos direitos de defesa; um despedimento sem investigação expõe a recursos e pode atingir inocentes (a constatação 2 pode ser legítima). O próprio diretor de país está implicado na fragilidade de controlo (assinatura sem documentos de suporte), o que reforça a necessidade de uma investigação independente.

Explico-lhe que a transparência, acompanhada de um plano de medidas (investigação, recuperação dos montantes, reforço dos controlos), é geralmente mais bem recebida por um doador do que uma descoberta tardia. Faço a comunicação pela via prevista (ponto focal antifraude, auditoria interna ou diretor financeiro regional), por escrito, e, se a política o previr, pelo mecanismo de denúncia confidencial. Continuo a trabalhar normalmente com o diretor de país na tesouraria.