Acompanhamento orçamental de uma subvenção: taxa de câmbio, previsão de fim de projeto e pedido de fundos

Taxa média ponderada = total recebido em COP / total enviado em USD = (820 000 000 + 987 500 000 + 603 000 000) / (200 000 + 250 000 + 150 000) = 2 410 500 000 / 600 000 = 4 017,5 COP por 1 USD. A média simples das três taxas (4 023,3) está errada, porque não tem em conta o peso de cada transferência.

O documento BU-0912 (18 000 000 COP) é inelegível: a rubrica 5 elegível é de 112 500 000 - 18 000 000 = 94 500 000 COP.

Ritmo teórico: 9 meses em 12, ou seja, 75 %. O total está conforme (74,0 %). Em contrapartida, a rubrica dos kits está quase esgotada (97,9 %) quando ainda falta uma distribuição: risco de ultrapassagem. As transferências (71,4 %) estão ligeiramente atrasadas, o que se explica pelo adiamento do último ciclo. O escritório está subexecutado (65,3 %). Os veículos estão um pouco acima do ritmo (78,8 %): a vigiar.

Custos indiretos previstos: 7 % × 779 838 = 54 589 USD (orçamento 56 280).

Problemas: (1) os kits ultrapassam em 16,2 %, acima do limiar de 10 %: a despesa não pode ser assumida sem acordo escrito prévio do doador, caso contrário o excedente arrisca ser rejeitado; (2) os veículos ultrapassam em 2,9 %: autorizado, mas a justificar; (3) o escritório está subexecutado em 11,8 % e as transferências em 6,1 %: a explicar no relatório.

Proposta: pedir desde já ao doador uma realocação de cerca de 9 700 USD para a rubrica dos kits, financiada pelas rubricas de pessoal (5 526) e de escritório (4 264), ou seja, 9 790 USD, em vez da rubrica das transferências, que é a ajuda direta aos agregados familiares. O saldo das transferências (cerca de 25 000 USD) pode servir, com o acordo do doador, para aumentar o valor do último ciclo ou para abranger agregados em lista de espera. Em paralelo, a equipa de logística verifica se a composição do kit pode ser ajustada. Precisar que a previsão depende da taxa de câmbio: a próxima transferência alterará a taxa média ponderada.

Tesouraria do projeto a 30/09: recebido 2 410 500 000 COP - despesas elegíveis 2 389 500 000 COP = 21 000 000 COP, desde que a despesa inelegível de 18 000 000 COP seja reembolsada ao projeto pelos fundos próprios (caso contrário, a tesouraria real é apenas de 3 000 000 COP e o projeto pré-financia uma despesa que não é sua).

Necessidade: 743 500 000 - 21 000 000 = 722 500 000 COP, ou seja, 722 500 000 / 4 000 = 180 625 USD.

Controlo orçamental: custos diretos orçamentados 804 000 USD - transferências já recebidas 600 000 USD = 204 000 USD disponíveis: o pedido de 180 625 USD está coberto (os custos indiretos ficam na sede).

Recomendações: pedir em duas tranches (outubro para pessoal, veículos e kits; início de novembro para o ciclo de transferências) para limitar a tesouraria parada e o risco cambial; prever que a taxa real seja diferente de 4 000 e ajustar a segunda tranche.

A receção e os cabazes oferecidos às autoridades são presentes e receções, inelegíveis segundo as regras do doador. Tratamento: (1) reclassificar a despesa do código do projeto para os fundos próprios (fundos não consignados) da organização, através de um lançamento de correção documentado, sem alterar o documento original; (2) reembolsar a conta do projeto em 18 000 000 COP, ou seja, 18 000 000 / 4 017,5 = 4 480 USD; (3) calcular os custos indiretos apenas sobre as despesas elegíveis (os 7 % sobre esta despesa, cerca de 314 USD, não podem ser reclamados).

Se a despesa permanecesse no projeto, seria rejeitada na auditoria, com reembolso ao doador e um risco reputacional. Controlos: informar por escrito o responsável financeiro e o chefe de base; verificar se existem outras despesas do mesmo tipo desde janeiro; recordar por nota a lista das despesas inelegíveis; exigir um visto das finanças em qualquer despesa de «relações com as autoridades» antes do compromisso. A relação com as autoridades gere-se através de reuniões de coordenação, não de presentes, o que também protege a organização contra qualquer suspeita de corrupção.

Exemplo: «A 30 de setembro de 2026, as despesas diretas elegíveis ascendem a 594 773 USD, ou seja, 74,0 % do orçamento para 75 % da duração, à taxa média ponderada de 4 017,5 COP/USD. As transferências monetárias (71,4 %) estão ligeiramente atrasadas: o último ciclo foi adiado para novembro para atualizar as listas de beneficiários; será integralmente pago antes do fim do projeto. A rubrica dos kits de higiene está executada a 97,9 %: o preço do sabão e dos pensos higiénicos aumentou cerca de 20 % desde junho. A previsão de fim de projeto indica uma ultrapassagem de 9 695 USD (16,2 %); solicitamos o vosso acordo para realocar 9 790 USD a partir das rubricas de pessoal e de escritório, sem reduzir a ajuda paga aos agregados familiares. A rubrica de escritório está subexecutada (65,3 %); as causas estão em análise e o saldo é proposto para a realocação. Uma despesa de 4 480 USD, inelegível, foi identificada durante a nossa revisão interna e reclassificada para os fundos próprios da organização.»

Recuso a compra tal como está, explicando porquê: bens comprados em dezembro mas utilizados depois de 31/12/2026 não servem o projeto durante o seu período de execução; são inelegíveis e seriam rejeitados na auditoria, com reembolso. Apresentar um stock comprado como uma despesa do projeto seria também uma informação enganosa para o doador. Proponho soluções regulares: (1) pedir ao doador uma prorrogação sem custos para distribuir os kits em 2027; (2) propor uma realocação para uma atividade realizável antes de 31/12 (complemento ao último ciclo de transferências); (3) na sua falta, declarar o saldo, que será restituído ou deduzido. Informo o responsável financeiro para que a decisão seja tomada ao nível adequado.