Suivi budgétaire d'une subvention : taux de change, prévision de fin de projet et demande de fonds

Taux moyen pondéré = total reçu en COP / total envoyé en USD = (820 000 000 + 987 500 000 + 603 000 000) / (200 000 + 250 000 + 150 000) = 2 410 500 000 / 600 000 = 4 017,5 COP pour 1 USD. La moyenne simple des trois taux (4 023,3) est fausse, car elle ne tient pas compte du poids de chaque transfert.

La pièce BU-0912 (18 000 000 COP) est inéligible : la ligne 5 éligible est de 112 500 000 - 18 000 000 = 94 500 000 COP.

Rythme théorique : 9 mois sur 12, soit 75 %. Le total est conforme (74,0 %). En revanche, la ligne des kits est presque épuisée (97,9 %) alors qu'il reste une distribution : risque de dépassement. Les transferts (71,4 %) sont légèrement en retard, ce qui s'explique par le report du dernier cycle. Le bureau est sous-consommé (65,3 %). Les véhicules sont un peu au-dessus du rythme (78,8 %) : à surveiller.

Coûts indirects prévus : 7 % × 779 838 = 54 589 USD (budget 56 280).

Problèmes : (1) les kits dépassent de 16,2 %, au-delà du seuil de 10 % : la dépense ne peut pas être engagée sans accord écrit préalable du bailleur, sinon l'excédent risque d'être rejeté ; (2) les véhicules dépassent de 2,9 % : autorisé, mais à justifier ; (3) le bureau est sous-consommé de 11,8 % et les transferts de 6,1 % : à expliquer dans le rapport.

Proposition : demander dès maintenant au bailleur une réallocation d'environ 9 700 USD vers la ligne des kits, financée par les lignes personnel (5 526) et bureau (4 264), soit 9 790 USD, plutôt que par la ligne des transferts, qui est l'aide directe aux ménages. Le reliquat des transferts (environ 25 000 USD) peut servir, avec l'accord du bailleur, à augmenter la valeur du dernier cycle ou à couvrir des ménages en liste d'attente. En parallèle, l'équipe logistique vérifie si la composition du kit peut être ajustée. Préciser que la prévision dépend du taux de change : le prochain transfert modifiera le taux moyen pondéré.

Trésorerie du projet au 30/09 : reçu 2 410 500 000 COP - dépenses éligibles 2 389 500 000 COP = 21 000 000 COP, à condition que la dépense inéligible de 18 000 000 COP soit remboursée au projet par les fonds propres (sinon la trésorerie réelle n'est que de 3 000 000 COP et le projet préfinance une dépense qui n'est pas la sienne).

Besoin : 743 500 000 - 21 000 000 = 722 500 000 COP, soit 722 500 000 / 4 000 = 180 625 USD.

Contrôle budgétaire : coûts directs budgétés 804 000 USD - transferts déjà reçus 600 000 USD = 204 000 USD disponibles : la demande de 180 625 USD est couverte (les coûts indirects restent au siège).

Recommandations : demander en deux tranches (octobre pour personnel, véhicules et kits ; début novembre pour le cycle de transferts) afin de limiter la trésorerie dormante et le risque de change ; prévoir que le taux réel diffère de 4 000 et ajuster la seconde tranche.

La réception et les paniers offerts aux autorités sont des cadeaux et réceptions, inéligibles selon les règles du bailleur. Traitement : (1) reclasser la dépense du code du projet vers les fonds propres (fonds non affectés) de l'organisation, par une écriture de correction documentée, sans modifier la pièce d'origine ; (2) rembourser le compte du projet de 18 000 000 COP, soit 18 000 000 / 4 017,5 = 4 480 USD ; (3) ne calculer les coûts indirects que sur les dépenses éligibles (les 7 % sur cette dépense, environ 314 USD, ne peuvent pas être réclamés).

Si la dépense restait sur le projet, elle serait rejetée à l'audit, avec un remboursement au bailleur et un risque pour la réputation. Contrôles : informer le responsable financier et le chef de base par écrit ; vérifier s'il existe d'autres dépenses du même type depuis janvier ; rappeler par une note la liste des dépenses inéligibles ; exiger un visa finance sur toute dépense « relations avec les autorités » avant engagement. La relation avec les autorités se gère par des réunions de coordination, pas par des cadeaux, ce qui protège aussi l'organisation contre tout soupçon de corruption.

Exemple : « Au 30 septembre 2026, les dépenses directes éligibles s'élèvent à 594 773 USD, soit 74,0 % du budget pour 75 % de la durée, au taux moyen pondéré de 4 017,5 COP/USD. Les transferts monétaires (71,4 %) sont légèrement en retard : le dernier cycle a été reporté à novembre pour mettre à jour les listes de bénéficiaires ; il sera entièrement versé avant la fin du projet. La ligne des kits d'hygiène est consommée à 97,9 % : le prix du savon et des serviettes hygiéniques a augmenté d'environ 20 % depuis juin. La prévision de fin de projet indique un dépassement de 9 695 USD (16,2 %) ; nous sollicitons votre accord pour réallouer 9 790 USD depuis les lignes personnel et bureau, sans réduire l'aide versée aux ménages. La ligne bureau est sous-consommée (65,3 %) ; les causes sont en cours d'analyse et le reliquat est proposé pour la réallocation. Une dépense de 4 480 USD, inéligible, a été identifiée lors de notre revue interne et reclassée sur les fonds propres de l'organisation. »

Je refuse l'achat tel quel, en l'expliquant : des biens achetés en décembre mais utilisés après le 31/12/2026 ne servent pas le projet pendant sa période de mise en oeuvre ; ils sont inéligibles et seraient rejetés à l'audit, avec remboursement. Présenter un stock acheté comme une dépense du projet serait aussi une information trompeuse au bailleur. Je propose des solutions régulières : (1) demander au bailleur une prolongation sans coût pour distribuer les kits en 2027 ; (2) proposer une réallocation vers une activité réalisable avant le 31/12 (complément au dernier cycle de transferts) ; (3) à défaut, déclarer le reliquat, qui sera restitué ou déduit. J'informe le responsable financier pour que la décision soit prise au bon niveau.