متابعة ميزانية منحة: سعر الصرف، وتوقعات نهاية المشروع، وطلب الأموال

السعر المتوسط المرجح = مجموع المستلم بالبيزو / مجموع المرسل بالدولار = (820,000,000 + 987,500,000 + 603,000,000) / (200,000 + 250,000 + 150,000) = 2,410,500,000 / 600,000 = 4,017.5 COP مقابل 1 USD. المتوسط البسيط للأسعار الثلاثة (4,023.3) خاطئ، لأنه لا يأخذ في الحسبان وزن كل تحويل.

المستند BU-0912 (18,000,000 COP) غير مؤهل: البند 5 المؤهل يساوي 112,500,000 - 18,000,000 = 94,500,000 COP.

الوتيرة النظرية: 9 أشهر من 12، أي 75%. المجموع مطابق (74.0%). في المقابل، يكاد بند الحقائب ينفد (97.9%) مع أنه لا يزال هناك توزيع واحد: خطر التجاوز. التحويلات (71.4%) متأخرة قليلًا، ويُفسَّر ذلك بتأجيل الدورة الأخيرة. المكتب ضعيف الاستهلاك (65.3%). المركبات أعلى قليلًا من الوتيرة (78.8%): تجب مراقبتها.

التكاليف غير المباشرة المتوقعة: 7% × 779,838 = 54,589 USD (الميزانية 56,280).

المشكلات: (1) تتجاوز الحقائب الميزانية بنسبة 16.2%، أي فوق حد 10%: لا يجوز الالتزام بالنفقة دون موافقة كتابية مسبقة من الجهة المانحة، وإلا تعرّض الفائض لخطر الرفض؛ (2) تتجاوز المركبات الميزانية بنسبة 2.9%: مسموح به، لكن يجب تبريره؛ (3) المكتب ضعيف الاستهلاك بنسبة 11.8% والتحويلات بنسبة 6.1%: يجب تفسير ذلك في التقرير.

المقترح: أن يُطلب فورًا من الجهة المانحة إعادة تخصيص نحو 9,700 USD لصالح بند الحقائب، تُموَّل من بندي الموظفين (5,526) والمكتب (4,264)، أي 9,790 USD، بدلًا من بند التحويلات الذي يمثل المساعدة المباشرة للأسر. ويمكن استخدام المتبقي من التحويلات (نحو 25,000 USD)، بموافقة الجهة المانحة، لزيادة قيمة الدورة الأخيرة أو لتغطية الأسر المدرجة في قائمة الانتظار. وبالتوازي، يتحقق فريق اللوجستيات مما إذا كان يمكن تعديل مكونات الحقيبة. ويجب التوضيح أن التوقعات تتوقف على سعر الصرف: فالتحويل القادم سيغيّر السعر المتوسط المرجح.

السيولة النقدية للمشروع في 30/09: المستلم 2,410,500,000 COP - النفقات المؤهلة 2,389,500,000 COP = 21,000,000 COP، بشرط أن تُسدَّد النفقة غير المؤهلة البالغة 18,000,000 COP إلى المشروع من الأموال الذاتية (وإلا فإن السيولة الفعلية لا تتجاوز 3,000,000 COP ويكون المشروع قد موّل مسبقًا نفقة لا تخصه).

الاحتياج: 743,500,000 - 21,000,000 = 722,500,000 COP، أي 722,500,000 / 4,000 = 180,625 USD.

التحقق من الميزانية: التكاليف المباشرة المدرجة في الميزانية 804,000 USD - التحويلات المستلمة 600,000 USD = 204,000 USD متاحة: الطلب البالغ 180,625 USD مغطى (تبقى التكاليف غير المباشرة في المقر الرئيسي).

التوصيات: تقديم الطلب على دفعتين (أكتوبر للموظفين والمركبات والحقائب؛ وبداية نوفمبر لدورة التحويلات) للحد من السيولة المعطلة ومن مخاطر سعر الصرف؛ وتوقع أن يختلف السعر الفعلي عن 4,000 وتعديل الدفعة الثانية.

حفل الاستقبال والسلال المقدمة للسلطات هي هدايا وحفلات استقبال، وهي غير مؤهلة وفقًا لقواعد الجهة المانحة. المعالجة: (1) إعادة تصنيف النفقة من رمز المشروع إلى الأموال الذاتية للمنظمة (أموال غير مخصصة)، بقيد تصحيحي موثق، دون تعديل المستند الأصلي؛ (2) رد مبلغ 18,000,000 COP إلى حساب المشروع، أي 18,000,000 / 4,017.5 = 4,480 USD؛ (3) عدم احتساب التكاليف غير المباشرة إلا على النفقات المؤهلة (لا يمكن المطالبة بنسبة 7% على هذه النفقة، أي نحو 314 USD).

لو بقيت النفقة على المشروع، لرُفضت عند التدقيق، مع رد المبلغ إلى الجهة المانحة ومخاطر على السمعة. تدابير الرقابة: إبلاغ المسؤول المالي ورئيس القاعدة كتابيًا؛ والتحقق من وجود نفقات أخرى من النوع نفسه منذ يناير؛ والتذكير بقائمة النفقات غير المؤهلة بمذكرة؛ واشتراط تأشيرة القسم المالي على أي نفقة من نوع «العلاقات مع السلطات» قبل الالتزام بها. تُدار العلاقة مع السلطات عبر اجتماعات التنسيق، لا عبر الهدايا، وهو ما يحمي المنظمة أيضًا من أي شبهة فساد.

مثال: «حتى 30 سبتمبر 2026، بلغت النفقات المباشرة المؤهلة 594,773 USD، أي 74.0% من الميزانية مقابل 75% من المدة، بالسعر المتوسط المرجح البالغ 4,017.5 COP/USD. التحويلات النقدية (71.4%) متأخرة قليلًا: فقد أُجّلت الدورة الأخيرة إلى نوفمبر لتحديث قوائم المستفيدين، وستُصرف بالكامل قبل نهاية المشروع. استُهلك بند حقائب النظافة بنسبة 97.9%: إذ ارتفع سعر الصابون والفوط الصحية بنحو 20% منذ يونيو. وتشير توقعات نهاية المشروع إلى تجاوز قدره 9,695 USD (16.2%)؛ ونلتمس موافقتكم على إعادة تخصيص 9,790 USD من بندي الموظفين والمكتب، دون تقليص المساعدة المقدمة للأسر. بند المكتب ضعيف الاستهلاك (65.3%)؛ والأسباب قيد التحليل، ونقترح استخدام المتبقي في إعادة التخصيص. وقد حُددت نفقة غير مؤهلة قدرها 4,480 USD خلال مراجعتنا الداخلية وأُعيد تصنيفها على الأموال الذاتية للمنظمة.»

أرفض الشراء بصيغته هذه، مع شرح السبب: السلع المشتراة في ديسمبر والمستخدمة بعد 31/12/2026 لا تخدم المشروع خلال فترة تنفيذه؛ فهي غير مؤهلة وستُرفض عند التدقيق، مع وجوب رد قيمتها. كما أن تقديم مخزون مشترى على أنه نفقة للمشروع يُعد معلومة مضللة للجهة المانحة. أقترح حلولًا نظامية: (1) أن يُطلب من الجهة المانحة تمديد دون تكلفة لتوزيع الحقائب في 2027؛ (2) اقتراح إعادة تخصيص لصالح نشاط يمكن تنفيذه قبل 31/12 (مبلغ تكميلي للدورة الأخيرة من التحويلات)؛ (3) وإن تعذر ذلك، الإفصاح عن المتبقي الذي سيُرد أو يُخصم. وأُبلغ المسؤول المالي لكي يُتخذ القرار على المستوى المناسب.