مراجعة فواتير المورّدين قبل الدفع وتحويل العملات

F1: فُوتر 40 كيسًا واستُلم 38. المبلغ الواجب دفعه: 38 x 12.50 = 475 USD، أي 475 x 2,850 = 1,353,750 CDF. يُطلب إشعار دائن بمبلغ 25 USD أو فاتورة مصححة (أو يُدفع 500 USD فقط بعد استلام الكيسين الـ 2 وإصدار إذن استلام جديد). الدفع: أقل من 500 USD، فالدفع النقدي ممكن، والتحويل أفضل.

F2: فاتورة بمبلغ 2,052,000 / 2,850 = 720 USD؛ والسعر المفوتر 1,026 / 2,850 = 0.36 USD للاستمارة بدلًا من 0.35 USD في أمر الشراء. الواجب دفعه بسعر أمر الشراء: 700 USD = 1,995,000 CDF؛ وزيادة في الفوترة قدرها 57,000 CDF (20 USD). يُطلب تقديم فاتورة مصححة قبل الدفع. الدفع بتحويل مصرفي (أكثر من 500 USD).

F5: 3 ليالٍ x 2 غرفة x 60 = 360 USD، مطابق لأمر المهمة وللإفادة: 360 USD = 1,026,000 CDF. الدفع النقدي ممكن أو التحويل.

المجموع الواجب دفعه (بعد تصحيح F1 وF2): 475 + 700 + 360 = 1,535 USD، أي 1,353,750 + 1,995,000 + 1,026,000 = 4,374,750 CDF (التحقق: 1,535 x 2,850 = 4,374,750).

F3: ثلاثة أوامر شراء في اليوم نفسه، والمورّد نفسه، والأصناف نفسها، وأرقام فواتير متتالية: 480 + 470 + 495 = 1,445 USD. هذه تجزئة: فالشراء الإجمالي يتجاوز 1,000 USD وكان يتطلب ثلاثة عروض أسعار (القاعدة 2). وكل فاتورة دون 500 USD بقليل، مما يتيح أيضًا دفعًا نقديًا محظورًا لمبلغ 1,445 USD (القاعدة 3). الإجراء: عدم الدفع، والتعليق، وإبلاغ مسؤول المالية أو المسؤول المالي، وطلب تفسير من صاحب الطلب عبر التسلسل الإداري؛ وإن تم الدفع فيكون بتحويل مصرفي بعد التسوية (استثناء موثّق أو إجراء جديد).

F4: (1) أمر الشراء وإذن الاستلام موقّعان من الشخص نفسه (القاعدة 5)، فلم يتحقق أحد بشكل مستقل من الإصلاح؛ (2) الحساب المصرفي الوارد في الفاتورة 00412-7788-03 هو حساب السائق باتريك ب. في ملف الرواتب: احتمال تضارب مصالح أو مورّد وهمي؛ (3) 850 USD لإصلاح، بعرض سعر واحد: مقبول دون 1,000 USD، لكنه يستحق التحقق. الإجراء: عدم الدفع؛ وعدم قول أي شيء لمسؤول اللوجستيات ولا للسائق ولا للمرآب؛ والإبلاغ كتابيًا إلى المسؤول الإداري والمالي أو عبر قناة الإبلاغ (القاعدة 6)، مع إرفاق النسخ؛ والاحتفاظ بالأصول. والتحقق (بطاقة المورّد، والحالة الفعلية للمركبة، ووجود المرآب) من اختصاص التسلسل الإداري، لا المساعد.

المبلغ المعلّق: 1,445 + 850 = 2,295 USD.

• رقم المستند، والتاريخ، واسم المورّد، وبياناته المصرفية المطابقة لبطاقة المورّد المعتمدة.
• المراجع المرفقة: BC-121، وإذن الاستلام بتاريخ 09/10، والفاتورة الأصلية المصححة (والفاتورة الأولى الملغاة).
• المبلغ بعملة الفاتورة (1,995,000 CDF)، والسعر المطبّق (2,850)، والقيمة المعادلة (700 USD).
• التحميل: حساب المصروفات (لوازم أو طباعة)، والمشروع، وبند الميزانية، والجهة المانحة.
• طريقة الدفع: تحويل مصرفي، ورقم أمر التحويل.
• التوقيعات: أعدّه، وراجعه، واعتمده (أشخاص مختلفون، وفق جدول التفويضات).
• ختم «مدفوع» على الفاتورة بعد الدفع لتفادي الدفع المزدوج.

مثال: «الموضوع: فاتورة بتاريخ 09/10، أمر الشراء BC-121. السيدات والسادة، استلمنا الاستمارات الـ 2,000 للتسجيل المطلوبة، مع الشكر. تشير فاتورتكم إلى سعر قدره 1,026 CDF للاستمارة، أي 2,052,000 CDF. وأمر الشراء BC-121 الذي قبلتموه يحدد السعر بـ 0.35 USD للاستمارة، أي 700 USD (1,995,000 CDF بسعر 2,850 CDF). نرجو منكم إرسال فاتورة مصححة بهذا المبلغ؛ وسيتم الدفع بتحويل مصرفي فور استلامها. مع التحية، [الاسم]، الإدارة المالية.»