Contrôle qualité d'une base de suivi post-distribution…

ONG internationale · Épreuve écrite de recrutement

Exercice pratique · Niveau assistant(e)

Assistant(e) MEAL (saisie et qualité des données)

Lieu d'affectation: Bossaso, région de Bari (Somalie)
Durée: 60 min
Barème: 100 points
Seuil d'admission: 60 %
Profil: Assistant(e), 0 à 2 ans d'expérience

Consignes

L'épreuve dure 60 minutes. Elle est notée sur 100 points ; le seuil d'admission est de 60 points.
Vous pouvez utiliser une calculatrice ou un tableur. Montrez vos calculs : un résultat juste sans démarche ne reçoit que la moitié des points.
Toute aide extérieure (personne, intelligence artificielle) est interdite.
Les documents sont fictifs. Ne faites pas d'hypothèse non justifiée ; si vous en faites une, écrivez-la.
Le document 1 est un extrait de 14 lignes choisi pour l'exercice : les pourcentages demandés portent uniquement sur cet extrait.

Épreuve d'entraînement originale, construite sur le format des tests écrits des agences des Nations unies et des ONG internationales. Le contexte et les chiffres sont fictifs.

Documents fournis

Document 1. Extrait de la base du suivi post-distribution (PDM), transferts monétaires d'octobre

Ligne	ID ménage	Enquêteur	Date	Sexe chef de ménage	Taille ménage	Montant reçu (USD)	Durée entretien (min)	Satisfait	Connaît un canal de plainte
1	BOS-0412	E1	14/10	F	6	90	32	Oui	Oui
2	BOS-0415	E1	14/10	H	5	90	28	Oui	Non
3	BOS-0433	E2	15/10	F	7	90	35	Non	Oui
4	BOS-0433	E2	15/10	F	7	90	35	Non	Oui
5	BOS-0451	E3	15/10	H	4	900	30	Oui	Oui
6	BOS-0467	E3	16/10	F	38	90	27	Oui	Non
7	BOS-0480	E4	16/10	H	6	90	6	Oui	Oui
8	BOS-0482	E4	16/10	F	5	90	7	Oui	Oui
9	BOS-0491	E4	16/10	H	8	90	6	Oui	Oui
10	BOS-0503	E2	17/10	F	6	60	33	Non	Oui
11	BOS-0519	E1	21/10	H	5	90	29	Oui	Oui
12	BOS-0522	E3	17/10	F	3	90	31	Oui	Non
13	BOS-0530	E1	18/10	F	6	90	30	Non	Non
14	BOS-0545	E2	18/10		5	90	34	Oui	Oui

Document 2. Règles de contrôle qualité du PDM (note du chargé MEAL)

Période d'enquête : du 14/10 au 18/10. Distribution : 2 et 3 octobre, 90 USD par ménage (montant unique, quelle que soit la taille du ménage).
Durée minimale d'un entretien complet : 15 minutes (le questionnaire compte 46 questions).
Taille de ménage plausible : 1 à 20 personnes.
Tous les champs sont obligatoires. Un ménage ne doit figurer qu'une fois.
Aucune donnée n'est modifiée dans la base sans trace : chaque correction est notée dans le journal de nettoyage (ligne, valeur initiale, nouvelle valeur, source, date, auteur).

Document 3. Résultats des vérifications téléphoniques du chargé MEAL (à utiliser pour la question 2)

BOS-0451 : le ménage confirme avoir reçu 90 USD (erreur de frappe).
BOS-0467 : le ménage compte 8 personnes (erreur de frappe).
BOS-0519 : l'entretien a eu lieu le 17/10 ; la date de la tablette était mal réglée.
BOS-0545 : le chef de ménage est un homme.
Enquêteur E4 : sur les 3 ménages joints, 2 déclarent n'avoir jamais été interrogés. Décision : les 3 entretiens de E4 du 16/10 sont exclus et seront refaits par un autre enquêteur.
BOS-0503 : la cheffe de ménage confirme n'avoir reçu que 60 USD ; elle dit qu'« une personne au point de distribution a gardé le reste ».

Question 130 points

Contrôlez le document 1 à l'aide des règles du document 2. Pour chaque ligne qui pose problème, indiquez la nature du problème et l'action à mener (corriger après vérification, supprimer, rappeler le ménage, signaler). Présentez votre réponse sous forme de tableau.

Votre réponse

0 mots

Corrigé

Ligne	Problème	Action
4	Doublon exact de la ligne 3 (même ID BOS-0433, mêmes réponses)	Supprimer la ligne 4 et noter la suppression dans le journal de nettoyage
5	Montant de 900 USD impossible (montant unique de 90 USD) : erreur de frappe probable	Ne pas corriger « au jugé » : vérifier par appel, puis corriger avec trace
6	Taille de ménage de 38 hors de la plage plausible (1 à 20)	Vérifier par appel, puis corriger avec trace
7, 8, 9	Entretiens de 6 à 7 minutes, très en dessous du minimum de 15 minutes, tous réalisés par E4 le même jour, avec des réponses identiques « Oui / Oui » : risque de questionnaires remplis sans entretien	Mettre les 3 lignes en attente, signaler au chargé MEAL, faire rappeler les ménages par une autre personne
10	Montant reçu de 60 USD au lieu de 90 USD. Ce n'est pas forcément une erreur de saisie : c'est peut-être un détournement	Ne pas corriger la donnée. Signaler le jour même au chargé MEAL pour transmission au mécanisme de plaintes
11	Date du 21/10, hors de la période d'enquête (14 au 18/10)	Vérifier auprès de E1 et du ménage, corriger avec trace
14	Sexe du chef de ménage manquant (champ obligatoire)	Rappeler le ménage ou l'enquêteur E2, compléter avec trace

Les lignes 1, 2, 3, 12 et 13 ne présentent pas d'anomalie au regard des règles.

Grille de notation

Doublon, valeurs hors plage, date hors période et champ manquant tous repérés (12 points)
Anomalie de E4 repérée avec ses trois indices : durée, même enquêteur et même jour, réponses identiques (8 points)
Ligne 10 traitée comme un signal possible de détournement et non comme une simple erreur de saisie (5 points)
Actions justes : vérifier avant de corriger, garder une trace, ne pas supprimer sans décision (5 points)

Votre note pour cette question / 30

Question 225 points

Après les vérifications du document 3, établissez la base nettoyée (liste des lignes retenues). Calculez ensuite : (a) la taille moyenne des ménages ; (b) le pourcentage de ménages ayant reçu le montant complet ; (c) le pourcentage de ménages satisfaits et le pourcentage connaissant un canal de plainte, au total puis selon le sexe du chef de ménage. Commentez en deux phrases.

Votre réponse

0 mots

Corrigé

Lignes retenues (10) : 1, 2, 3, 5 (corrigée à 90 USD), 6 (corrigée à 8 personnes), 10, 11 (date corrigée au 17/10), 12, 13, 14 (sexe H). Lignes exclues : 4 (doublon) et 7, 8, 9 (entretiens de E4 annulés).

(a) Taille moyenne : (6 + 5 + 7 + 4 + 8 + 6 + 5 + 3 + 6 + 5) / 10 = 55 / 10 = 5,5 personnes.

(b) Montant complet : 9 ménages sur 10 (seul BOS-0503 a reçu 60 USD) = 90 %.

(c)

	Effectif	Satisfaits	Connaissent un canal de plainte
Femmes cheffes de ménage (lignes 1, 3, 6, 10, 12, 13)	6	3 (50 %)	3 (50 %)
Hommes chefs de ménage (lignes 2, 5, 11, 14)	4	4 (100 %)	3 (75 %)
Total	10	7 (70 %)	6 (60 %)

Commentaire : les ménages dirigés par une femme semblent moins satisfaits et connaissent moins les canaux de plainte. Avec 10 ménages, ce n'est qu'un signal à vérifier sur l'échantillon complet, pas une conclusion.

Grille de notation

Liste des lignes retenues et exclues juste (7 points)
Moyenne et pourcentage de montant complet justes (6 points)
Tableau par sexe et total juste (8 points)
Commentaire prudent sur la petite taille de l'échantillon (4 points)

Votre note pour cette question / 25

Question 320 points

Proposez quatre contrôles à intégrer dans le formulaire de collecte (par exemple KoboToolbox) ou dans le fichier Excel pour éviter ces erreurs à l'avenir. Pour deux d'entre eux, donnez la formule Excel ou la contrainte exacte (l'ID ménage est en colonne B, la taille du ménage en colonne F, à partir de la ligne 2).

Votre réponse

0 mots

Question 425 points

Rédigez le message au chargé MEAL (120 mots maximum) pour rendre compte de votre contrôle. Indiquez aussi, en deux lignes, ce que vous ne devez pas faire au sujet de l'enquêteur E4 et du ménage BOS-0503.

Votre réponse

0 mots

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Question d'entretien du jury pour ce métier

Racontez une fois où vous avez découvert une erreur ou une incohérence dans des données que vous saisissiez ou vérifiiez. Qu'avez-vous fait ?

Compétence évaluée : Rigueur et contrôle de la qualité des données

Ce que le jury attend : Une erreur précise et chiffrée, la méthode utilisée pour la repérer, le respect de la procédure (vérifier avant de corriger, garder une trace, informer le superviseur), et une mesure pour éviter que l'erreur se reproduise.

Relances possibles du jury

Comment avez-vous vérifié la bonne valeur avant de corriger ?
Qui avez-vous informé, et à quel moment ?
Qu'avez-vous changé dans l'outil ou la procédure ensuite ?

Réponse forte

Lors d'une enquête de suivi post-distribution, je saisissais et contrôlais chaque soir les questionnaires de six enquêteurs. Le troisième jour, j'ai trié les entretiens par durée : 11 questionnaires d'un même enquêteur duraient moins de 8 minutes, contre 35 en moyenne, avec des réponses presque identiques. Je n'ai rien supprimé. J'ai noté les cas dans le journal de nettoyage et prévenu le chargé MEAL le soir même, avec le tableau. Il a fait rappeler 5 ménages : 3 n'avaient jamais été interrogés. Les 11 questionnaires ont été refaits par une autre équipe, avant l'analyse. J'ai ensuite proposé un rapport quotidien automatique des durées et des valeurs hors plage par enquêteur dans KoboToolbox. Sur l'enquête suivante, 420 questionnaires, nous avons repéré et corrigé 9 anomalies dès le premier jour, au lieu de les découvrir à l'analyse.

Réponse faible

« Je fais toujours très attention quand je saisis. Si je vois une erreur, je la corrige directement pour que le fichier soit propre. » Cette réponse montre une correction sans vérification ni trace, sans exemple précis ni chiffres, et sans information du superviseur.

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