مراقبة قيد النفقات على البنود والمتابعة الشهرية للميزانية

مبلغ يونيو المعتمد: 8,000 + 1,000 + 12,600 + 2,400 + 800 + 450 = 25,250 USD، مقابل 36,500 محمّلة. الفرق: 11,250 USD (4,000 + 2,000 + 350 + 1,300 + 3,000 + 600).

الصيغ: النسبة =IF(C2=0,"",E2/C2) بتنسيق النسبة المئوية (في النسخة الفرنسية من إكسل: =SI(C2=0;"";E2/C2))؛ والرصيد =C2-E2. التحقق: يجب أن يساوي مجموع البنود المجموع الكلي (130,900 = 105,650 + 25,250).

• 2.1 أطقم النظافة (89.7 %): يتبقى 6,200 USD لستة أشهر، وقد دُفعت بالفعل سلفة قدرها 3,000 USD. يُتحقق من ذلك مع البرنامج: إذا كانت المشتريات مقررة في بداية المشروع فالأمر طبيعي؛ وإلا فهناك خطر تجاوز الميزانية.
• 2.2 التدريب (33.3 %): تأخر في أنشطة التدريب (يتبقى 12,000 USD)؛ وخطر ضعف الإنفاق.
• 3.1 استئجار المركبات (40.8 %): ضعف معتدل في الإنفاق؛ يُؤكَّد بعد سحب القيد T4.
• المجموع (58.2 %): أعلى من نسبة الوقت المنقضي البالغة 50 %، ويرجع ذلك أساسًا إلى الأطقم.

ويجب أيضًا الإشارة إلى: الحاسوب (T9) الذي يتطلب قرارًا، وتصحيح مفتاح توزيع راتب المنسق، الذي يجب التحقق منه في الأشهر السابقة.

«الموضوع: متابعة الميزانية حتى نهاية يونيو. تحية طيبة، أرسل إليكم المتابعة حتى نهاية يونيو. من أصل 36,500 USD محمّلة في يونيو، أقترح اعتماد 25,250. التصحيحات: خُفّض راتب المنسق إلى 20 % (1,000 بدلًا من 5,000)؛ وأُعيد تصنيف بدلات التدريب اليومية من 2.1 إلى 2.2؛ وسُحبت مركبة مشروع التغذية (2,000) والمشروبات الكحولية (350) وفاتورة الفندق لشهر ديسمبر (600)؛ وعُلّقت سلفة المورّد البالغة 3,000 إلى حين ورود الفاتورة. القرارات المنتظرة: الحاسوب البالغ 1,300 غير مدرج في الميزانية، فهل نطلب موافقة الجهة المانحة أم نحمّله على مصدر آخر؟ وهل يجب التحقق من مفتاح توزيع راتب المنسق للفترة من يناير إلى مايو؟ الاستهلاك الإجمالي: 58.2 % مقابل 50 % من الوقت. نقاط تستدعي الانتباه: أطقم النظافة عند 89.7 %، والتدريب عند 33.3 %. مع التحية.»