توزيع التكاليف المشتركة للمكتب القُطري وعجز الاسترداد

مجموع التكاليف المباشرة للبرامج: 4,800,000 دولار أمريكي. معدل التوزيع: 1,140,000 / 4,800,000 = 23.75% من التكاليف المباشرة للبرامج.

يبلغ العجز 298,800 دولار أمريكي، أي 26.2% من التكاليف المشتركة. وهو ناتج أساسًا عن G3 (63% من العجز)، ثم عن G5 وG4: فهذه المنح لا تسمح، أو تسمح قليلًا، بتحميل تكاليف الهيكل مباشرة. أما G1 وG2 فمتوازنتان: البنود المباشرة أقل من الحصة، وهذا متوافق مع القواعد (إذ لا ينبغي أبدًا أن تتحمل منحة مباشرة أكثر من حصتها).

1. المدير القُطري بنسبة 100% على G1: غير متوافق. فهو يكرس 50% من وقته لمهام شاملة تستفيد منها جميع المنح؛ وتحميلها على G1 وحدها يتجاوز حصة G1 (المغطاة أصلًا بنسبة 100.7%) وينتهك طريقة التوزيع الثابتة. الخطر: تكاليف غير مؤهلة يجب ردّها عند التدقيق.

2. المركبات على G2: غير متوافق. فمستوى استهلاك بند ما لا يبرر التحميل: يجب أن تُحمَّل التكلفة بحسب الفائدة التي تجنيها المنحة منها. وستتجاوز G2 حصتها. الخطر: تكاليف غير مؤهلة وملاحظة تدقيق بشأن طريقة التوزيع.

3. إعادة تصنيف الإيجار على أنه «فضاءات للأنشطة» على G3: غير متوافق ومضلِّل. فالجهة المانحة C تستبعد تكاليف المكتب المباشرة؛ وإعادة توصيف تكلفة للالتفاف على قاعدة هي إقرار كاذب. الخطر: تكاليف غير مؤهلة، وفقدان الثقة، واحتمال توصيف الأمر بالاحتيال.

4. جداول الدوام بأثر رجعي: غير متوافق وخطير. فإعداد وثائق اليوم وتقديمها على أنها معاصرة للفترة هو تزوير. الخطر: احتيال مستندي، وعقوبات، واستبعاد من تمويل الجهة المانحة. الطريق الصحيح: الاعتراف بغياب جداول الدوام، وعرض طريقة التوزيع الموثَّقة (بالتناسب مع التكاليف المباشرة للبرامج)، واقتراح إعادة بناء مؤرَّخة بوضوح ومعرَّفة على أنها كذلك إذا قبلت الجهة المانحة، واعتماد جداول دوام شهرية بدءًا من الآن.

السنة المقبلة: المعدل = 1,180,000 / 6,200,000 = 19.03% من التكاليف المباشرة للبرامج. G6: 1,000,000 × 19.03% = 190,323 دولارًا أمريكيًا؛ G7: 400,000 × 19.03% = 76,129 دولارًا أمريكيًا. ويجب أن ترد هذه المبالغ في بنود مباشرة، مبرَّرة بطريقة التوزيع، في حدود قواعد الجهتين المانحتين A وB (المؤهلة مباشرة).

السنة الجارية (298,800 دولار أمريكي): (1) التحقق من أن التكاليف المشتركة الفعلية تتبع الميزانية وخفض ما يمكن خفضه (تجميد التوظيف غير الأساسي في وظائف الدعم، تجميع استخدام المركبات)؛ (2) التحميل المباشر، مع جداول دوام بدءًا من الآن، لوقت موظفي الدعم الذين يعملون فعليًا على مشروع محدد (مثلًا لوجستي مخصَّص لتوزيع ما)، عندما تسمح الجهة المانحة بذلك؛ (3) الطلب من المقر تغطية العجز من الأموال الذاتية غير المخصصة، أو رفعًا مؤقتًا لحصة التكاليف غير المباشرة المعادة (مثلًا من 40% إلى 60%، أي +60,600 دولار أمريكي)؛ (4) البتّ صراحةً في الإبقاء على G3 وG5 بصيغتهما الحالية.

السنة المقبلة: (1) إدراج الحصة الكاملة في جميع المقترحات الجديدة التي تسمح بها الجهة المانحة؛ (2) بالنسبة إلى الجهات المانحة التي لا تموِّل إلا التكاليف غير المباشرة (C وE)، التفاوض على التحميل المباشر للتكاليف المرتبطة بالمشروع (موظفو دعم مخصصون، مكتب ميداني مخصص)، أو التحقق من قدرة الحافظة على استيعاب هذه المنح؛ (3) إعادة التفاوض على عقد إيجار بيروت بعد 5 أشهر أو الانتقال (كل خفض بنسبة 10% في بند الإيجارات والنفقات التشغيلية يوفر نحو 31,000 دولار أمريكي)؛ (4) وضع قاعدة داخلية: لا يُقدَّم أي مقترح دون حساب لاسترداد التكاليف المشتركة يصادق عليه قسم المنح.

«البند 6.1، التكاليف المشتركة للمكتب القُطري: 190,323 دولارًا أمريكيًا. يغطي هذا البند حصة المشروع من تكاليف التشغيل المشتركة للمكتب القُطري (إيجارات ونفقات تشغيل مكتب بيروت والمكاتب الميدانية، ومهام الإدارة، والمالية، والموارد البشرية، واللوجستيات المركزية، والأمن، وتقنية المعلومات، ومركبات التنقل الإداري)، التي تستفيد منها جميع أنشطة الحافظة. وتبلغ التكاليف المشتركة المتوقعة للسنة 1,180,000 دولار أمريكي. وتوزَّع بين جميع المنح بالتناسب مع تكاليفها المباشرة للبرامج، وفق طريقة مكتوبة تُطبَّق بصورة ثابتة على جميع الجهات المانحة: ويمثل المشروع 1,000,000 دولار أمريكي من أصل 6,200,000 دولار أمريكي من التكاليف المباشرة المتوقعة، أي 16.13% من التكاليف المباشرة، وبندًا يعادل 19.03% من تكاليفه المباشرة الخاصة. وستُعدَّل المبالغ المحمَّلة وفق التكاليف الفعلية والحصة الفعلية للمشروع، وتُبرَّر بالمستندات المحاسبية، وبجداول الدوام بالنسبة إلى الموظفين. ولا تغطي نسبةُ التكاليف غير المباشرة أي تكلفة محمَّلة على هذا البند.»

إلى رئيسَي المشروعين: الأرقام تُظهر العكس: G1 وG2 تتحملان حصتهما العادلة، لا أكثر (تغطية بنسبة 100.7% و99.5%). والعجز ناتج عن المنح التي لا تسمح بتكاليف الهيكل مباشرة، ويعالجه المقر والتفاوض، لا تحميل G1 وG2. وأطلعهما على جدول التوزيع.

إلى المدير القُطري: أرفض: فإعداد جداول دوام اليوم وتقديمها على أنها مُسِكت طوال ستة أشهر هو تزوير، ولا يمكنني المصادقة عليه ولا تقديمه إلى الجهة المانحة. والخطر (عدم أهلية البند بأكمله، الاحتيال، خسارة الجهة المانحة A) لا يُقارَن بخطر ملاحظة في زيارة. أقترح عرض طريقة التوزيع ومستنداتها بنزاهة، والاعتراف بالثغرة، وإظهار جداول الدوام المعتمدة بدءًا من هذا الشهر وخطة للتصحيح. وإذا استمرت التعليمات، أطلب تأكيدها كتابيًا وأُعلم بها المدير المالي الإقليمي أو جهة الاتصال المعنية بمكافحة الاحتيال.