Répartition des coûts partagés du bureau pays et déficit de recouvrement

CDP totaux : 4 800 000 USD. Taux de répartition : 1 140 000 / 4 800 000 = 23,75 % des CDP.

Le déficit est de 298 800 USD, soit 26,2 % des coûts partagés. Il vient surtout de G3 (63 % du déficit), puis de G5 et G4 : ces subventions ne permettent pas, ou peu, d'imputer des coûts de structure en direct. G1 et G2 sont à l'équilibre : les lignes directes sont sous la quote-part, ce qui est conforme (une subvention ne doit jamais porter plus que sa quote-part en direct).

1. Directeur pays à 100 % sur G1 : non conforme. Il consacre 50 % de son temps à des fonctions transversales qui bénéficient à toutes les subventions ; les imputer à G1 seul dépasse la quote-part de G1 (déjà couverte à 100,7 %) et viole la méthode de répartition constante. Risque : coûts inéligibles à rembourser lors de l'audit.

2. Véhicules sur G2 : non conforme. Le niveau de consommation d'une ligne ne justifie pas une imputation : un coût doit être imputé selon le bénéfice que la subvention en retire. G2 dépasserait sa quote-part. Risque : coûts inéligibles et constat d'audit sur la méthode d'allocation.

3. Reclasser le loyer en « espaces d'activités » sur G3 : non conforme et trompeur. Le bailleur C exclut les coûts de bureau en direct ; requalifier un coût pour contourner une règle est une fausse déclaration. Risque : coûts inéligibles, perte de confiance, qualification possible de fraude.

4. Feuilles de temps rétroactives : non conforme et grave. Faire produire aujourd'hui des documents présentés comme contemporains est une falsification. Risque : fraude documentaire, sanctions, exclusion des financements du bailleur. La bonne voie : reconnaître l'absence de feuilles de temps, présenter la méthode d'allocation documentée (au prorata des CDP), proposer une reconstitution clairement datée et identifiée comme telle si le bailleur l'accepte, et mettre en place des feuilles de temps mensuelles dès maintenant.

Année prochaine : taux = 1 180 000 / 6 200 000 = 19,03 % des CDP. G6 : 1 000 000 × 19,03 % = 190 323 USD ; G7 : 400 000 × 19,03 % = 76 129 USD. Ces montants doivent figurer en lignes directes, justifiées par la méthode d'allocation, dans la limite des règles des bailleurs A et B (éligibles en direct).

Année en cours (298 800 USD) : (1) vérifier que les coûts partagés réels suivent le budget et réduire ce qui peut l'être (gel des recrutements support non essentiels, mutualisation de véhicules) ; (2) imputer en direct, avec feuilles de temps à partir de maintenant, le temps du personnel support qui travaille réellement sur un projet précis (par exemple logisticien affecté à une distribution), quand le bailleur l'autorise ; (3) demander au siège une couverture du déficit sur fonds propres non affectés, ou une hausse temporaire de la part d'ICR reversée (par exemple de 40 % à 60 %, soit +60 600 USD) ; (4) arbitrer explicitement le maintien de G3 et G5 dans leur forme actuelle.

Année prochaine : (1) budgéter la quote-part complète dans toutes les nouvelles propositions dont le bailleur l'autorise ; (2) pour les bailleurs qui ne financent que l'ICR (C, E), négocier la prise en charge en direct des coûts liés au projet (personnel support affecté, bureau de terrain dédié), ou vérifier que le portefeuille peut absorber ces subventions ; (3) renégocier le bail de Beyrouth dans 5 mois ou déménager (chaque baisse de 10 % du poste loyers et charges économise environ 31 000 USD) ; (4) fixer une règle interne : aucune proposition n'est soumise sans calcul du recouvrement des coûts partagés validé par les subventions.

« Ligne 6.1, coûts partagés du bureau pays : 190 323 USD. Cette ligne couvre la part du projet dans les coûts de fonctionnement communs au bureau pays (loyers et charges des bureaux de Beyrouth et de terrain, fonctions de direction, finances, ressources humaines, logistique centrale, sécurité, informatique, véhicules de liaison), qui bénéficient à toutes les actions du portefeuille. Les coûts partagés prévus pour l'année s'élèvent à 1 180 000 USD. Ils sont répartis entre toutes les subventions au prorata de leurs coûts directs de programme, selon une méthode écrite appliquée de façon constante à tous les bailleurs : le projet représente 1 000 000 USD sur 6 200 000 USD de coûts directs prévus, soit 16,13 % des coûts directs et une ligne de 19,03 % de ses propres coûts directs. Les montants imputés seront ajustés aux coûts réels et à la part réelle du projet, justifiés par les pièces comptables et, pour le personnel, par des feuilles de temps. Aucun coût imputé à cette ligne n'est couvert par le taux de coûts indirects. »

Aux chefs de projet : les chiffres montrent l'inverse : G1 et G2 portent leur juste quote-part, pas plus (couverture de 100,7 % et 99,5 %). Le déficit vient des subventions qui n'autorisent pas de coûts de structure en direct, et il est traité par le siège et par la négociation, pas en chargeant G1 et G2. Je partage avec eux le tableau de répartition.

Au directeur pays : je refuse : produire aujourd'hui des feuilles de temps présentées comme tenues pendant six mois est une falsification, et je ne peux ni la valider ni la présenter au bailleur. Le risque (inéligibilité de toute la ligne, fraude, perte du bailleur A) est sans commune mesure avec celui d'un constat de visite. Je propose de présenter honnêtement la méthode d'allocation et ses pièces, de reconnaître l'écart, de montrer les feuilles de temps mises en place dès ce mois et un plan de correction. Si l'instruction est maintenue, je la fais confirmer par écrit et j'en informe le directeur financier régional ou le point focal anti-fraude.