Repartição dos custos partilhados do escritório de país e défice de recuperação

CDP totais: 4 800 000 USD. Taxa de repartição: 1 140 000 / 4 800 000 = 23,75% dos CDP.

O défice é de 298 800 USD, ou seja, 26,2% dos custos partilhados. Provém sobretudo da G3 (63% do défice), seguida da G5 e da G4: estas subvenções não permitem, ou permitem pouco, imputar diretamente custos de estrutura. A G1 e a G2 estão em equilíbrio: as rubricas diretas estão abaixo da quota-parte, o que é conforme (uma subvenção nunca deve suportar diretamente mais do que a sua quota-parte).

1. Diretor de país a 100% na G1: não conforme. Dedica 50% do seu tempo a funções transversais que beneficiam todas as subvenções; imputá-las apenas à G1 ultrapassa a quota-parte da G1 (já coberta a 100,7%) e viola o método de repartição constante. Risco: custos não elegíveis a reembolsar na auditoria.

2. Veículos na G2: não conforme. O nível de execução de uma rubrica não justifica uma imputação: um custo deve ser imputado segundo o benefício que a subvenção dele retira. A G2 ultrapassaria a sua quota-parte. Risco: custos não elegíveis e constatação de auditoria sobre o método de alocação.

3. Reclassificar a renda como «espaços de atividades» na G3: não conforme e enganador. O doador C exclui os custos de escritório diretos; requalificar um custo para contornar uma regra é uma falsa declaração. Risco: custos não elegíveis, perda de confiança, possível qualificação como fraude.

4. Folhas de horas retroativas: não conforme e grave. Mandar produzir hoje documentos apresentados como contemporâneos é uma falsificação. Risco: fraude documental, sanções, exclusão dos financiamentos do doador. A via correta: reconhecer a ausência de folhas de horas, apresentar o método de alocação documentado (na proporção dos CDP), propor uma reconstituição claramente datada e identificada como tal se o doador a aceitar, e instituir folhas de horas mensais desde já.

Próximo ano: taxa = 1 180 000 / 6 200 000 = 19,03% dos CDP. G6: 1 000 000 × 19,03% = 190 323 USD; G7: 400 000 × 19,03% = 76 129 USD. Estes montantes devem figurar em rubricas diretas, justificadas pelo método de alocação, dentro dos limites das regras dos doadores A e B (elegíveis diretamente).

Ano em curso (298 800 USD): (1) verificar que os custos partilhados reais seguem o orçamento e reduzir o que for possível (congelamento dos recrutamentos de apoio não essenciais, partilha de veículos); (2) imputar diretamente, com folhas de horas a partir de agora, o tempo do pessoal de apoio que trabalha efetivamente num projeto específico (por exemplo, um logístico afetado a uma distribuição), quando o doador o autorizar; (3) pedir à sede a cobertura do défice com fundos próprios não consignados, ou um aumento temporário da parte do ICR devolvida (por exemplo, de 40% para 60%, ou seja, +60 600 USD); (4) decidir explicitamente sobre a manutenção da G3 e da G5 na sua forma atual.

Próximo ano: (1) orçamentar a quota-parte completa em todas as novas propostas cujo doador o autorize; (2) para os doadores que só financiam o ICR (C, E), negociar a cobertura direta dos custos ligados ao projeto (pessoal de apoio afetado, escritório de terreno dedicado), ou verificar que a carteira consegue absorver estas subvenções; (3) renegociar o arrendamento de Beirute dentro de 5 meses ou mudar de instalações (cada redução de 10% da rubrica de rendas e encargos poupa cerca de 31 000 USD); (4) fixar uma regra interna: nenhuma proposta é submetida sem cálculo da recuperação dos custos partilhados validado pela equipa de subvenções.

«Rubrica 6.1, custos partilhados do escritório de país: 190 323 USD. Esta rubrica cobre a parte do projeto nos custos de funcionamento comuns ao escritório de país (rendas e encargos dos escritórios de Beirute e de terreno, funções de direção, finanças, recursos humanos, logística central, segurança, informática, veículos de ligação), que beneficiam todas as ações da carteira. Os custos partilhados previstos para o ano ascendem a 1 180 000 USD. São repartidos entre todas as subvenções na proporção dos seus custos diretos de programa, segundo um método escrito aplicado de forma constante a todos os doadores: o projeto representa 1 000 000 USD em 6 200 000 USD de custos diretos previstos, ou seja, 16,13% dos custos diretos e uma rubrica de 19,03% dos seus próprios custos diretos. Os montantes imputados serão ajustados aos custos reais e à parte real do projeto, justificados pelos documentos contabilísticos e, para o pessoal, por folhas de horas. Nenhum custo imputado a esta rubrica é coberto pela taxa de custos indiretos.»

Aos chefes de projeto: os números mostram o contrário: a G1 e a G2 suportam a sua justa quota-parte, e não mais (cobertura de 100,7% e 99,5%). O défice provém das subvenções que não autorizam custos de estrutura diretos, e é tratado pela sede e pela negociação, não sobrecarregando a G1 e a G2. Partilho com eles o quadro de repartição.

Ao diretor de país: recuso: produzir hoje folhas de horas apresentadas como mantidas durante seis meses é uma falsificação, e não posso validá-la nem apresentá-la ao doador. O risco (não elegibilidade de toda a rubrica, fraude, perda do doador A) é incomparavelmente maior do que o de uma constatação de visita. Proponho apresentar honestamente o método de alocação e os seus documentos, reconhecer a falha, mostrar as folhas de horas instituídas a partir deste mês e um plano de correção. Se a instrução for mantida, peço que seja confirmada por escrito e informo o diretor financeiro regional ou o ponto focal antifraude.