Encerramento de subvenção: previsão de fim de projeto, custos em risco e prorrogação sem custos

Flexibilidade: a rubrica 3 excede em 14 000 EUR, ou seja, 15,6% do seu montante inicial, acima dos 10% (9 000 EUR) autorizados sem adenda. Mas a derrapagem corresponde exatamente ao gerador comprado sem acordo: sem ele, a rubrica fica nos 90 000 EUR. O problema não é, portanto, a flexibilidade, mas a elegibilidade desta compra (pergunta 2). As outras rubricas estão dentro do orçamento. O saldo concentra-se nas atividades (65 000 EUR), o que corresponde ao atraso dos pontos de água.

Total em causa: 53 400 EUR de custos, dos quais 28 000 certamente não elegíveis (4 e 6), 14 000 não elegíveis salvo acordo retroativo (1) e 11 400 em risco (2 e 3), mais 1 350 de juros a declarar.

Efeito: retirar custos do relatório aumenta o saldo não gasto da subvenção, mas não cria dinheiro: a organização já pagou estes 53 400 EUR e terá de os cobrir com fundos próprios. A correção de 21 600 EUR na rubrica 1 liberta espaço nesta rubrica, que poderá suportar os custos de pessoal de uma prorrogação. O saldo direto passa de cerca de 63 500 para 63 500 + 28 000 = 91 500 EUR (105 500 se o gerador também for retirado).

Sim: 8 dos 12 pontos de água não podem ser construídos antes do fim; são resultados-chave para as populações, e o saldo existe.

Necessidade: pontos de água 8 × 5 500 = 44 000; pessoal 3 × 5 200 = 15 600; transporte 3 × 1 200 = 3 600; total 63 200 EUR, inferior ao saldo direto de 63 500 EUR (mesmo antes das correções da auditoria, que aumentam a margem).

Rubricas: atividades 545 000 + 44 000 = 589 000 ≤ 610 000; transporte 134 000 + 3 600 = 137 600 ≤ 140 000; pessoal 515 000 + 15 600 = 530 600, ou seja, uma derrapagem de 10 600 EUR (2% da rubrica, dentro do limite dos 10%), que desaparece após a correção de 21 600 EUR (493 400 + 15 600 = 509 000). A avaliação final (18 000) e a auditoria (9 000) devem ser reprogramadas para depois do fim das obras. Total dos custos diretos: 1 396 500 + 63 200 = 1 459 700 ≤ 1 460 000.

Data-limite: 30 dias antes do fim do mês 24, ou seja, na prática nos primeiros dias do mês 23: o pedido tem de seguir imediatamente. Inclui uma justificação, um plano de trabalho revisto e um orçamento revisto.

As notas de encomenda abertas de 60 000 EUR devem ser entregues e utilizadas para a ação antes da nova data de fim.

«Assunto: pedido de prorrogação sem custos de 3 meses. Exma. Senhora, Exmo. Senhor, devido às inundações dos meses 18 a 21, a construção dos pontos de água sofreu atrasos: estão concluídos 4 de 12 pontos. Os 8 restantes exigem a estação seca. Solicitamos uma prorrogação sem custos de 3 meses, até [data]. O custo previsto para o período adicional é de 63 200 EUR (pontos de água 44 000, equipa reduzida 15 600, transporte 3 600), inteiramente coberto pelo saldo disponível, sem aumento do montante total; as transferências entre rubricas mantêm-se dentro do limite de 10%. A avaliação final e a auditoria serão adiadas em conformidade. Junto enviamos o plano de trabalho e o orçamento revistos. Informamos ainda que a nossa revisão interna identificou custos que serão retirados do relatório final; o detalhe constará do relatório financeiro. Ficamos ao vosso dispor.»

Compra para o próximo projeto: não. Bens comprados para serem armazenados e utilizados após o fim, para outro projeto, não são custos desta ação: são não elegíveis, e apresentá-los como tal seria uma falsa declaração. Devolver um saldo não é um fracasso: é a regra, e a prorrogação permite utilizar o essencial do saldo nos pontos de água, o que é muito mais útil. Assinaturas: também não. Pôr hoje agregados familiares a assinar por uma distribuição passada produziria documentos enganadores: é uma falsificação, mesmo que os agregados tenham efetivamente recebido o dinheiro. Procuramos provas contemporâneas (listas dos comités, monitoria pós-distribuição); na falta destas, os 2 800 EUR serão retirados do relatório e cobertos com fundos próprios. Proponho-lhe trabalharmos juntos no plano da prorrogação e num procedimento de controlo das listas no próprio dia das distribuições.