Repartição dos custos partilhados entre subvenções e projeção do défice de financiamento

ETI: 6 + 9 + 5 = 20. Chaves: A 30%, B 45%, C 25%.

A parte não elegível da C (2 400 USD por mês) fica nos fundos próprios: não pode ser repartida entre a A e a B.

Novembro e dezembro (A, B, C; 20 ETI): A 2 × 4 140 = 8 280; B 2 × 6 210 = 12 420; C elegível 2 × 1 050 = 2 100; C fundos próprios 2 × 2 400 = 4 800.

Janeiro a março (A e C; 11 ETI): A 13 800 × 6 / 11 = 7 527,27 por mês, ou seja, 22 581,82; C elegível 4 200 × 5 / 11 = 1 909,09 por mês, ou seja, 5 727,27; C fundos próprios 9 600 × 5 / 11 = 4 363,64 por mês, ou seja, 13 090,91.

Abril a junho (só a C): C elegível 4 200 × 3 = 12 600; fundos próprios 9 600 × 3 = 28 800.

Necessidade total fora das subvenções: 6 861,82 + 5 427,27 + 46 690,91 = 58 980 USD. Controlo: 8 meses × 13 800 = 110 400 de custos; cobertos por A 24 000 + B 12 420 + C 15 000 = 51 420; 110 400 - 51 420 = 58 980. O excedente da B (3 580) não pode cobrir estes défices.

O défice resulta sobretudo do fim da B e, depois, da A: a estrutura do escritório (13 800 por mês) está dimensionada para três subvenções.

• Reduzir os custos a partir de janeiro: escritório mais pequeno ou partilhado com outra ONG, renegociação da renda, viatura alugada consoante as necessidades; verificar os pré-avisos do arrendamento e dos contratos (é necessária uma decisão em novembro para produzir efeito em janeiro ou em abril).
• Revisão orçamental da A: pedir ao doador que reafete poupanças da A para os custos partilhados (6 861,82 USD), com justificação do método dos ETI.
• Negociar com o doador da C a elegibilidade de uma parte da renda, dos encargos, da segurança e da viatura, na proporção, aquando de uma revisão ou de uma prorrogação: é a principal alavanca (46 690,91 USD).
• Novos financiamentos: acelerar as propostas em curso incluindo nelas uma rubrica de custos partilhados calculada segundo o método dos ETI, e uma taxa de custos indiretos se o doador a aceitar.
• Excedente da B: utilizá-lo apenas para despesas da B (atividades ou necessidades próprias do projeto de saúde) através de uma revisão orçamental, ou restituí-lo; nunca através de uma sobreimputação de custos partilhados.
• Fundos próprios: informar de imediato a direção da necessidade residual para que seja arbitrada no orçamento da organização.

Próxima proposta: orçamento dos custos partilhados detalhado por rubrica, chave de repartição explícita, parte solicitada realista ao longo de toda a duração do projeto, incluindo se outras subvenções terminarem; verificação prévia das regras do doador sobre os custos partilhados e os custos indiretos.

Exemplo de resposta: «Compreendo o objetivo, mas imputar 60% à B significaria faturar-lhe 8 280 USD por mês em vez dos 6 210 que correspondem à sua parte real (45% dos ETI), ou seja, 4 140 USD a mais em dois meses. Estes custos seriam não elegíveis na auditoria, teriam de ser reembolsados e poriam em causa todo o nosso método de repartição junto dos três doadores. A B mantém um excedente de 3 580 USD: proponho pedir uma revisão orçamental para o afetar a necessidades reais do projeto de saúde antes de dezembro. Quanto ao défice da A e dos fundos próprios (58 980 USD até junho), envio-lhe amanhã uma nota de opções: redução dos custos do escritório, revisão da A, negociação com o doador da C.»