Relatório financeiro intercalar: taxa de câmbio, elegibilidade das despesas e aprovação a posteriori

Taxa média ponderada = (70 800 000 + 48 400 000) / (120 000 + 80 000) = 119 200 000 / 200 000 = 596 XAF por 1 USD.

Montante declarável (pergunta 2): 43 517 000 XAF. A 596: 73 015,10 USD. A 615: 70 759,35 USD. A taxa do contabilista subdeclara em 2 255,75 USD as despesas realmente financiadas pela subvenção, e não é conforme ao contrato. Uma taxa do dia pode igualmente sobredeclarar, o que seria um custo não elegível: a regra contratual impõe-se em ambos os casos.

Total declarável: 21 456 000 + 16 200 000 + 2 086 000 + 300 000 + 950 000 + 2 340 000 + 185 000 = 43 517 000 XAF, ou seja, 43 517 000 / 596 = 73 015,10 USD.

Controlo: pendente 7 700 000 XAF (12 919,46 USD); imputado ao período seguinte 2 560 000; imputado ao projeto de saúde 894 000; não elegível a cargo de fundos próprios 530 000. 43 517 000 + 7 700 000 + 2 560 000 + 894 000 + 530 000 = 55 201 000: o total do razão é reconstituído.

Gerador: pedir por escrito ao doador uma aprovação a posteriori, com a justificação (cortes de eletricidade, necessidade para o equipamento informático e as formações), os três orçamentos, o custo e a forma de financiar o excedente da rubrica (poupanças noutra rubrica, dentro dos limites das regras de flexibilidade, ou revisão orçamental). Não o declarar antes da resposta; se for recusado, passa para fundos próprios.

Transporte: obter a fatura do transportador e a guia de transporte assinada à chegada, ou um comprovativo de receção em Garoua-Boulaï; na falta de documentos comprovativos, a despesa fica a cargo da organização.

Não elegíveis (530 000 XAF): reclassificação para fundos próprios. Os acréscimos da segurança social revelam um atraso no pagamento das contribuições que deve ser corrigido.

Saldo: fundos recebidos 200 000 USD - (85 000 + 73 015,10) = 41 984,90 USD ainda não justificados (79% dos fundos recebidos estão justificados). Se os lançamentos 8 e 9 forem aceites: + 12 919,46 USD, saldo de 29 065,44 USD.

Controlo interno: (1) revisão mensal dos lançamentos pelo técnico de subvenções antes do encerramento, com uma lista de verificação da elegibilidade; (2) nenhuma compra de equipamento acima do limiar sem prova da aprovação do doador no processo de aquisição; (3) chave de repartição dos custos partilhados (combustível) aplicada todos os meses a partir dos diários de bordo, e parametrização da taxa de câmbio contratual no software de contabilidade.

Exemplo de resposta: «Assunto: pedido de aprovação a posteriori, compra de um gerador. Exmos. Senhores, ao preparar o relatório intercalar, constatámos que o gerador de 20 kVA comprado a 19 de agosto por 6 500 000 XAF (10 906 USD à taxa contratual de 596) não foi objeto da aprovação prévia exigida para os equipamentos de mais de 5 000 USD. Lamentamos este facto. Esta compra era necessária: os cortes diários em Bertoua impediam as formações de professores e a introdução de dados. Seguiu o nosso procedimento de aquisição (três orçamentos em anexo). A rubrica «equipamento» previa 4 000 USD; propomos cobrir a diferença de 6 906 USD com as poupanças verificadas na rubrica [a precisar], sem alterar o total do orçamento. Esta despesa não está incluída no relatório enquanto aguardamos a vossa decisão. Reforçámos o nosso controlo das aquisições. Com os melhores cumprimentos.»