Informe financiero intermedio: tipo de cambio, elegibilidad de los gastos y aprobación a posteriori

Tipo medio ponderado = (70 800 000 + 48 400 000) / (120 000 + 80 000) = 119 200 000 / 200 000 = 596 XAF por 1 USD.

Importe declarable (pregunta 2): 43 517 000 XAF. A 596: 73 015,10 USD. A 615: 70 759,35 USD. El tipo del contable subdeclara en 2 255,75 USD los gastos realmente financiados por la subvención, y no se ajusta al contrato. Un tipo del día también podría sobredeclarar, lo que constituiría un costo no elegible: la regla contractual se impone en ambos casos.

Total declarable: 21 456 000 + 16 200 000 + 2 086 000 + 300 000 + 950 000 + 2 340 000 + 185 000 = 43 517 000 XAF, es decir, 43 517 000 / 596 = 73 015,10 USD.

Control: pendiente 7 700 000 XAF (12 919,46 USD); imputado al periodo siguiente 2 560 000; imputado al proyecto de salud 894 000; no elegible a cargo de fondos propios 530 000. 43 517 000 + 7 700 000 + 2 560 000 + 894 000 + 530 000 = 55 201 000: se obtiene el total del libro mayor.

Generador eléctrico: solicitar por escrito al donante una aprobación a posteriori, con la justificación (cortes de electricidad, necesidad para el equipo informático y las capacitaciones), las tres cotizaciones, el costo y la forma de financiar el exceso sobre la partida (ahorros en otra partida, dentro de los límites de las reglas de flexibilidad, o revisión presupuestaria). No declararlo antes de la respuesta; si se rechaza, pasa a fondos propios.

Transporte: obtener la factura del transportista y la carta de porte firmada a la llegada, o una constancia de recepción en Garoua-Boulaï; a falta de comprobantes fehacientes, el gasto queda a cargo de la organización.

No elegibles (530 000 XAF): reclasificación a fondos propios. Los recargos de la seguridad social revelan un retraso en el pago de las cotizaciones que debe corregirse.

Saldo: fondos recibidos 200 000 USD - (85 000 + 73 015,10) = 41 984,90 USD aún no justificados (el 79 % de los fondos recibidos está justificado). Si se aceptan los asientos 8 y 9: + 12 919,46 USD, saldo de 29 065,44 USD.

Control interno: (1) revisión mensual de los asientos por el oficial de subvenciones antes del cierre, con una lista de verificación de elegibilidad; (2) ninguna compra de equipo por encima del umbral sin la prueba de la aprobación del donante en el expediente de compra; (3) clave de distribución de los costos compartidos (combustible) aplicada cada mes a partir de las bitácoras, y configuración del tipo de cambio contractual en el programa contable.

Ejemplo de respuesta: «Asunto: solicitud de aprobación a posteriori, compra de un generador eléctrico. Estimado/a señor/a: al preparar el informe intermedio, constatamos que el generador eléctrico de 20 kVA comprado el 19 de agosto por 6 500 000 XAF (10 906 USD al tipo contractual de 596) no contó con la aprobación previa exigida para los equipos de más de 5 000 USD. Lo lamentamos. Esta compra era necesaria: los cortes diarios en Bertoua impedían las capacitaciones de docentes y el registro de datos. Siguió nuestro procedimiento de compras (se adjuntan tres cotizaciones). La partida «equipo» preveía 4 000 USD; proponemos cubrir la diferencia de 6 906 USD con los ahorros constatados en la partida [a precisar], sin modificar el total del presupuesto. Este gasto no se incluye en el informe a la espera de su decisión. Hemos reforzado nuestro control de las compras. Atentamente.»