Distribución de los costos compartidos entre subvenciones y proyección del déficit de financiación

ETC: 6 + 9 + 5 = 20. Claves: A 30 %, B 45 %, C 25 %.

La parte no elegible de C (2 400 USD al mes) queda a cargo de los fondos propios: no puede distribuirse entre A y B.

Noviembre y diciembre (A, B, C; 20 ETC): A 2 × 4 140 = 8 280; B 2 × 6 210 = 12 420; C elegible 2 × 1 050 = 2 100; C fondos propios 2 × 2 400 = 4 800.

Enero a marzo (A y C; 11 ETC): A 13 800 × 6 / 11 = 7 527,27 al mes, es decir, 22 581,82; C elegible 4 200 × 5 / 11 = 1 909,09 al mes, es decir, 5 727,27; C fondos propios 9 600 × 5 / 11 = 4 363,64 al mes, es decir, 13 090,91.

Abril a junio (solo C): C elegible 4 200 × 3 = 12 600; fondos propios 9 600 × 3 = 28 800.

Necesidad total fuera de las subvenciones: 6 861,82 + 5 427,27 + 46 690,91 = 58 980 USD. Control: 8 meses × 13 800 = 110 400 de costos; cubiertos por A 24 000 + B 12 420 + C 15 000 = 51 420; 110 400 - 51 420 = 58 980. El excedente de B (3 580) no puede cubrir estos déficits.

El déficit se debe sobre todo a la finalización de B y luego de A: la estructura de la oficina (13 800 al mes) está dimensionada para tres subvenciones.

• Reducir los costos a partir de enero: oficina más pequeña o compartida con otra ONG, renegociación del alquiler, vehículo alquilado según necesidad; verificar los plazos de preaviso del arrendamiento y de los contratos (se necesita una decisión en noviembre para que tenga efecto en enero o en abril).
• Revisión presupuestaria de A: solicitar al donante que reasigne ahorros de A a los costos compartidos (6 861,82 USD), justificando el método de los ETC.
• Negociar con el donante de C la elegibilidad de una parte del alquiler, los suministros, la vigilancia y el vehículo, en proporción, con ocasión de una revisión o de una extensión: es la palanca principal (46 690,91 USD).
• Nueva financiación: acelerar las propuestas en curso incluyendo una partida de costos compartidos calculada según el método de los ETC y una tasa de costos indirectos si el donante la acepta.
• Excedente de B: utilizarlo únicamente para gastos de B (actividades o necesidades propias del proyecto de salud) mediante una revisión presupuestaria, o devolverlo; nunca mediante una sobreimputación de costos compartidos.
• Fondos propios: informar de inmediato a la dirección de la necesidad residual para que se decida en el presupuesto de la organización.

Próxima propuesta: presupuesto de los costos compartidos detallado por partida, clave de distribución explícita, parte solicitada realista durante toda la duración del proyecto, incluso si otras subvenciones terminan; verificación previa de las normas del donante sobre costos compartidos y costos indirectos.

Ejemplo de respuesta: «Entiendo el objetivo, pero imputar el 60 % a B supondría facturarle 8 280 USD al mes en lugar de los 6 210 que corresponden a su parte real (45 % de los ETC), es decir, 4 140 USD de más en dos meses. Estos costos serían no elegibles en la auditoría, tendrían que reembolsarse y pondrían en duda todo nuestro método de distribución ante los tres donantes. A B le queda un excedente de 3 580 USD: propongo solicitar una revisión presupuestaria para asignarlo a necesidades reales del proyecto de salud antes de diciembre. Para el déficit de A y de los fondos propios (58 980 USD hasta junio), le envío mañana una nota de opciones: reducción de los costos de la oficina, revisión de A, negociación con el donante de C.»