Répartition des coûts partagés entre subventions et projection du déficit de financement

ETP : 6 + 9 + 5 = 20. Clés : A 30 %, B 45 %, C 25 %.

La part non éligible de C (2 400 USD par mois) reste sur les fonds propres : elle ne peut pas être répartie entre A et B.

Novembre et décembre (A, B, C ; 20 ETP) : A 2 × 4 140 = 8 280 ; B 2 × 6 210 = 12 420 ; C éligible 2 × 1 050 = 2 100 ; C fonds propres 2 × 2 400 = 4 800.

Janvier à mars (A et C ; 11 ETP) : A 13 800 × 6 / 11 = 7 527,27 par mois, soit 22 581,82 ; C éligible 4 200 × 5 / 11 = 1 909,09 par mois, soit 5 727,27 ; C fonds propres 9 600 × 5 / 11 = 4 363,64 par mois, soit 13 090,91.

Avril à juin (C seule) : C éligible 4 200 × 3 = 12 600 ; fonds propres 9 600 × 3 = 28 800.

Besoin total hors subventions : 6 861,82 + 5 427,27 + 46 690,91 = 58 980 USD. Contrôle : 8 mois × 13 800 = 110 400 de coûts ; couverts par A 24 000 + B 12 420 + C 15 000 = 51 420 ; 110 400 - 51 420 = 58 980. L'excédent de B (3 580) ne peut pas combler ces déficits.

Le déficit vient surtout de la fin de B, puis de A : la structure du bureau (13 800 par mois) est dimensionnée pour trois subventions.

• Réduire les coûts à partir de janvier : bureau plus petit ou partagé avec une autre ONG, renégociation du loyer, véhicule loué à la demande ; vérifier les préavis du bail et des contrats (une décision en novembre est nécessaire pour un effet en janvier ou en avril).
• Révision budgétaire de A : demander au bailleur de réaffecter des économies de A vers les coûts partagés (6 861,82 USD), avec justification de la méthode des ETP.
• Négocier avec le bailleur de C l'éligibilité d'une part du loyer, des charges, du gardiennage et du véhicule, au prorata, lors d'une révision ou d'une extension : c'est le levier principal (46 690,91 USD).
• Nouveaux financements : accélérer les propositions en cours en y incluant une ligne de coûts partagés calculée selon la méthode des ETP, et un taux de coûts indirects si le bailleur l'accepte.
• Excédent de B : l'utiliser uniquement pour des dépenses de B (activités ou besoins propres au projet santé) par une révision budgétaire, ou le restituer ; jamais par une surimputation de coûts partagés.
• Fonds propres : informer la direction tout de suite du besoin résiduel pour qu'il soit arbitré dans le budget de l'organisation.

Prochaine proposition : budget des coûts partagés détaillé par ligne, clé de répartition explicite, part demandée réaliste sur toute la durée du projet, y compris si d'autres subventions se terminent ; vérification préalable des règles du bailleur sur les coûts partagés et les coûts indirects.

Exemple de réponse : « Je comprends l'objectif, mais imputer 60 % sur B reviendrait à lui facturer 8 280 USD par mois au lieu des 6 210 qui correspondent à sa part réelle (45 % des ETP), soit 4 140 USD de trop sur deux mois. Ces coûts seraient inéligibles lors de l'audit, devraient être remboursés et mettraient en doute toute notre méthode de répartition auprès des trois bailleurs. B garde un excédent de 3 580 USD : je propose de demander une révision budgétaire pour l'affecter à des besoins réels du projet santé avant décembre. Pour le déficit de A et des fonds propres (58 980 USD jusqu'en juin), je vous transmets demain une note d'options : réduction des coûts du bureau, révision de A, négociation avec le bailleur de C. »