توزيع التكاليف المشتركة بين المنح وإسقاط العجز في التمويل

مكافئات الدوام الكامل: 6 + 9 + 5 = 20. المفاتيح: A نسبة 30%، وB نسبة 45%، وC نسبة 25%.

تبقى الحصة غير المؤهلة من C (2,400 USD شهريًا) على الأموال الذاتية: لا يمكن توزيعها بين A وB.

نوفمبر وديسمبر (A وB وC؛ 20 مكافئ دوام كامل): A 2 × 4,140 = 8,280؛ B 2 × 6,210 = 12,420؛ C المؤهل 2 × 1,050 = 2,100؛ C الأموال الذاتية 2 × 2,400 = 4,800.

من يناير إلى مارس (A وC؛ 11 مكافئ دوام كامل): A 13,800 × 6 / 11 = 7,527.27 شهريًا، أي 22,581.82؛ C المؤهل 4,200 × 5 / 11 = 1,909.09 شهريًا، أي 5,727.27؛ C الأموال الذاتية 9,600 × 5 / 11 = 4,363.64 شهريًا، أي 13,090.91.

من أبريل إلى يونيو (C وحدها): C المؤهل 4,200 × 3 = 12,600؛ الأموال الذاتية 9,600 × 3 = 28,800.

الاحتياج الإجمالي خارج المنح: 6,861.82 + 5,427.27 + 46,690.91 = 58,980 USD. التحقق: 8 أشهر × 13,800 = 110,400 من التكاليف؛ تغطيها A 24,000 + B 12,420 + C 15,000 = 51,420؛ و110,400 - 51,420 = 58,980. ولا يمكن لفائض B (3,580) أن يسد هذا العجز.

ينشأ العجز أساسًا عن انتهاء B، ثم A: هيكل المكتب (13,800 شهريًا) مصمم لثلاث منح.

• تقليص التكاليف اعتبارًا من يناير: مكتب أصغر أو مشترك مع منظمة غير حكومية أخرى، وإعادة التفاوض على الإيجار، ومركبة تُستأجر عند الطلب؛ مع التحقق من مهل الإشعار في عقد الإيجار والعقود الأخرى (يلزم قرار في نوفمبر ليسري أثره في يناير أو أبريل).
• مراجعة ميزانية A: مطالبة الجهة المانحة بإعادة تخصيص وفورات من A لصالح التكاليف المشتركة (6,861.82 USD)، مع تبرير طريقة مكافئات الدوام الكامل.
• التفاوض مع الجهة المانحة لـC بشأن أهلية حصة من الإيجار والمرافق والحراسة والمركبة، بالتناسب، عند المراجعة أو التمديد: هذه هي الرافعة الرئيسية (46,690.91 USD).
• تمويل جديد: تسريع المقترحات الجارية مع إدراج بند للتكاليف المشتركة محسوب وفق طريقة مكافئات الدوام الكامل، ونسبة للتكاليف غير المباشرة إذا قبلتها الجهة المانحة.
• فائض B: لا يُستخدم إلا لنفقات B (أنشطة أو احتياجات خاصة بمشروع الصحة) عبر مراجعة للميزانية، أو يُعاد؛ ولا يُستخدم أبدًا عبر تحميل زائد للتكاليف المشتركة.
• الأموال الذاتية: إبلاغ الإدارة فورًا بالاحتياج المتبقي ليُبتّ فيه ضمن ميزانية المنظمة.

المقترح القادم: ميزانية للتكاليف المشتركة مفصلة حسب البند، ومفتاح توزيع صريح، وحصة مطلوبة واقعية طوال مدة المشروع، بما في ذلك في حال انتهاء منح أخرى؛ والتحقق المسبق من قواعد الجهة المانحة بشأن التكاليف المشتركة والتكاليف غير المباشرة.

مثال على الإجابة: «أتفهم الهدف، لكن تحميل 60% على B يعني أن نحمّلها 8,280 USD شهريًا بدلًا من 6,210 التي تمثل حصتها الفعلية (45% من مكافئات الدوام الكامل)، أي 4,140 USD زيادة على مدى شهرين. ستكون هذه التكاليف غير مؤهلة عند التدقيق، ويجب ردّها، وستضع طريقة التوزيع التي نعتمدها كلها موضع شك لدى الجهات المانحة الثلاث. يبقى لدى B فائض قدره 3,580 USD: أقترح طلب مراجعة للميزانية لتخصيصه لاحتياجات فعلية لمشروع الصحة قبل ديسمبر. أما عجز A والأموال الذاتية (58,980 USD حتى يونيو)، فسأرسل إليك غدًا مذكرة خيارات: تقليص تكاليف المكتب، ومراجعة A، والتفاوض مع الجهة المانحة لـC.»