إغلاق المنحة: توقعات نهاية المشروع، والتكاليف المعرَّضة للخطر، والتمديد دون تكلفة

المرونة: يتجاوز البند 3 ميزانيته بـ 14,000 يورو، أي 15.6% من مبلغه الأصلي، وهو ما يفوق الـ 10% (9,000 يورو) المسموح بها دون ملحق. لكن التجاوز يقابل بالضبط المولِّد الكهربائي المشترى دون موافقة: فمن دونه يكون البند عند 90,000 يورو. فالمشكلة إذن ليست المرونة بل أهلية هذا الشراء (السؤال 2). والبنود الأخرى ضمن ميزانيتها. ويتركز الرصيد في الأنشطة (65,000 يورو)، وهو ما يقابل تأخر نقاط المياه.

المجموع المعني: 53,400 يورو من التكاليف، منها 28,000 غير مؤهلة بالتأكيد (4 و6)، و14,000 غير مؤهلة ما لم تصدر موافقة بأثر رجعي (1)، و11,400 معرَّضة للخطر (2 و3)، إضافةً إلى 1,350 فوائد يجب الإفصاح عنها.

الأثر: إن سحب التكاليف من التقرير يزيد الرصيد غير المنفق من المنحة لكنه لا يخلق مالًا: فقد دفعت المنظمة هذه الـ 53,400 يورو أصلًا وسيتعين عليها تغطيتها من أموالها الذاتية. والتصحيح بقيمة 21,600 يورو على البند 1 يحرر هامشًا في هذا البند، يمكنه أن يتحمل تكاليف موظفي التمديد. ويرتفع الرصيد المباشر من نحو 63,500 إلى 63,500 + 28,000 = 91,500 يورو (105,500 إذا سُحب المولِّد أيضًا).

نعم: لا يمكن بناء 8 نقاط مياه من أصل 12 قبل النهاية؛ وهي نتائج رئيسية للسكان، والرصيد موجود.

الاحتياج: نقاط المياه 8 × 5,500 = 44,000؛ الموظفون 3 × 5,200 = 15,600؛ النقل 3 × 1,200 = 3,600؛ المجموع 63,200 يورو، وهو أقل من الرصيد المباشر البالغ 63,500 يورو (حتى قبل تصحيحات التدقيق، التي تزيد الهامش).

البنود: الأنشطة 545,000 + 44,000 = 589,000 ≤ 610,000؛ النقل 134,000 + 3,600 = 137,600 ≤ 140,000؛ الموظفون 515,000 + 15,600 = 530,600، أي تجاوز بقيمة 10,600 يورو (2% من البند، ضمن حد الـ 10%)، يزول بعد التصحيح بقيمة 21,600 يورو (493,400 + 15,600 = 509,000). ويجب إعادة جدولة التقييم النهائي (18,000) والتدقيق (9,000) بعد انتهاء الأشغال. مجموع التكاليف المباشرة: 1,396,500 + 63,200 = 1,459,700 ≤ 1,460,000.

الموعد النهائي: 30 يومًا قبل نهاية الشهر 24، أي عمليًا في الأيام الأولى جدًا من الشهر 23: يجب إرسال الطلب فورًا. ويتضمن تبريرًا، وخطة عمل منقَّحة، وميزانية منقَّحة.

ويجب أن تُسلَّم أوامر الشراء المفتوحة البالغة 60,000 يورو وأن تُستخدم لأغراض النشاط قبل تاريخ الانتهاء الجديد.

«الموضوع: طلب تمديد دون تكلفة لمدة 3 أشهر. السيدة، السيد، بسبب فيضانات الأشهر من 18 إلى 21، تأخر بناء نقاط المياه: أُنجزت 4 نقاط من أصل 12. وتتطلب النقاط الثماني المتبقية موسم الجفاف. نلتمس تمديدًا دون تكلفة لمدة 3 أشهر، حتى [التاريخ]. وتبلغ التكلفة المتوقعة للفترة الإضافية 63,200 يورو (نقاط المياه 44,000، فريق مصغَّر 15,600، النقل 3,600)، مغطاة بالكامل من الرصيد المتاح، دون زيادة في المبلغ الإجمالي؛ وتبقى المناقلات بين البنود ضمن حد الـ 10%. وسيُرجأ التقييم النهائي والتدقيق تبعًا لذلك. تجدون مرفقًا خطة العمل والميزانية المنقَّحتين. ونحيطكم علمًا أيضًا بأن مراجعتنا الداخلية حددت تكاليف ستُسحب من التقرير النهائي؛ وسترد التفاصيل في التقرير المالي. ونبقى رهن إشارتكم.»

الشراء للمشروع القادم: لا. فالسلع المشتراة لتُخزَّن وتُستخدم بعد النهاية، لمشروع آخر، ليست من تكاليف هذا النشاط: فهي غير مؤهلة، وتقديمها على أنها كذلك سيكون إقرارًا كاذبًا. وردّ الرصيد ليس فشلًا: إنه القاعدة، والتمديد يتيح استخدام معظم الرصيد لنقاط المياه، وهو أنفع بكثير. التوقيعات: لا أيضًا. فجعل الأسر توقِّع اليوم عن توزيع سابق سينتج مستندات مضللة: وهذا تزوير، حتى لو كانت الأسر قد تلقت المال فعلًا. نبحث عن أدلة معاصرة (قوائم اللجان، المتابعة اللاحقة للتوزيع)؛ وإلا، تُسحب الـ 2,800 يورو من التقرير وتُغطى من الأموال الذاتية. وأقترح عليه أن نعمل معًا على خطة التمديد وعلى إجراء لمراقبة القوائم في يوم التوزيع نفسه.