Cierre de subvención: previsión de fin de proyecto, costos en riesgo y prórroga sin costo

Flexibilidad: la partida 3 supera el presupuesto en 14 000 EUR, es decir, el 15,6 % de su importe inicial, por encima del 10 % (9 000 EUR) autorizado sin adenda. Pero el sobregasto corresponde exactamente al grupo electrógeno comprado sin acuerdo: sin él, la partida está en 90 000 EUR. El problema no es, por tanto, la flexibilidad sino la subvencionabilidad de esta compra (pregunta 2). Las demás partidas están dentro de su presupuesto. El saldo se concentra en las actividades (65 000 EUR), lo que corresponde al retraso de los puntos de agua.

Total en juego: 53 400 EUR de costos, de los cuales 28 000 son con certeza no subvencionables (4 y 6), 14 000 no subvencionables salvo acuerdo retroactivo (1) y 11 400 en riesgo (2 y 3), más 1 350 de intereses que deben declararse.

Efecto: retirar costos del informe aumenta el saldo no gastado de la subvención pero no crea dinero: la organización ya ha pagado estos 53 400 EUR y tendrá que cubrirlos con fondos propios. La corrección de 21 600 EUR en la partida 1 libera margen en esta partida, que podrá soportar los costos de personal de una prórroga. El saldo directo pasa de unos 63 500 a 63 500 + 28 000 = 91 500 EUR (105 500 si también se retira el grupo electrógeno).

Sí: 8 de los 12 puntos de agua no pueden construirse antes del final; son resultados clave para la población, y el saldo existe.

Necesidad: puntos de agua 8 × 5 500 = 44 000; personal 3 × 5 200 = 15 600; transporte 3 × 1 200 = 3 600; total 63 200 EUR, inferior al saldo directo de 63 500 EUR (incluso antes de las correcciones de auditoría, que aumentan el margen).

Partidas: actividades 545 000 + 44 000 = 589 000 ≤ 610 000; transporte 134 000 + 3 600 = 137 600 ≤ 140 000; personal 515 000 + 15 600 = 530 600, es decir, un sobregasto de 10 600 EUR (2 % de la partida, dentro del límite del 10 %), que desaparece tras la corrección de 21 600 EUR (493 400 + 15 600 = 509 000). La evaluación final (18 000) y la auditoría (9 000) deben reprogramarse tras el fin de las obras. Total de costos directos: 1 396 500 + 63 200 = 1 459 700 ≤ 1 460 000.

Fecha límite: 30 días antes del final del mes 24, es decir, en la práctica en los primeros días del mes 23: la solicitud debe enviarse de inmediato. Incluye una justificación, un plan de trabajo revisado y un presupuesto revisado.

Los 60 000 EUR de órdenes de compra abiertas deben entregarse y utilizarse para la acción antes de la nueva fecha de finalización.

« Asunto: solicitud de prórroga sin costo de 3 meses. Estimada señora, estimado señor: debido a las inundaciones de los meses 18 a 21, la construcción de los puntos de agua se ha retrasado: se han terminado 4 de 12. Los 8 restantes requieren la temporada seca. Solicitamos una prórroga sin costo de 3 meses, hasta el [fecha]. El costo previsto para el periodo adicional es de 63 200 EUR (puntos de agua 44 000, equipo reducido 15 600, transporte 3 600), íntegramente cubierto por el saldo disponible, sin aumento del importe total; las transferencias entre partidas se mantienen dentro del límite del 10 %. La evaluación final y la auditoría se aplazarán en consecuencia. Adjuntamos el plan de trabajo y el presupuesto revisados. Le informamos asimismo de que nuestra revisión interna ha identificado costos que se retirarán del informe final; el detalle figurará en el informe financiero. Quedamos a su disposición. »

Compra para el próximo proyecto: no. Los bienes comprados para almacenarlos y utilizarlos después del final, para otro proyecto, no son costos de esta acción: no son subvencionables, y presentarlos como tales sería una declaración falsa. Devolver un saldo no es un fracaso: es la norma, y la prórroga permite utilizar la mayor parte del saldo para los puntos de agua, lo que es mucho más útil. Firmas: tampoco. Hacer firmar hoy a los hogares por una distribución pasada produciría documentos engañosos: es una falsificación, aunque los hogares hayan recibido efectivamente el dinero. Buscamos pruebas contemporáneas (listas de los comités, monitoreo posdistribución); en su defecto, los 2 800 EUR se retirarán del informe y se cubrirán con fondos propios. Le propongo trabajar juntos en el plan de la prórroga y en un procedimiento de control de las listas el mismo día de las distribuciones.