Clôture de subvention : prévision de fin de projet, coûts à risque et prolongation sans coût

Flexibilité : la rubrique 3 dépasse de 14 000 EUR, soit 15,6 % de son montant initial, au-delà des 10 % (9 000 EUR) autorisés sans avenant. Mais le dépassement correspond exactement au groupe électrogène acheté sans accord : sans lui, la rubrique est à 90 000 EUR. Le problème n'est donc pas la flexibilité mais l'éligibilité de cet achat (question 2). Les autres rubriques sont dans leur budget. Le solde se concentre sur les activités (65 000 EUR), ce qui correspond au retard des points d'eau.

Total en jeu : 53 400 EUR de coûts, dont 28 000 certainement inéligibles (4 et 6), 14 000 inéligibles sauf accord rétroactif (1) et 11 400 à risque (2 et 3), plus 1 350 d'intérêts à déclarer.

Effet : retirer des coûts du rapport augmente le solde non dépensé de la subvention mais ne crée pas d'argent : l'organisation a déjà payé ces 53 400 EUR et devra les couvrir sur fonds propres. La correction de 21 600 EUR sur la rubrique 1 libère de la place sur cette rubrique, qui pourra porter les coûts de personnel d'une prolongation. Le solde direct passe d'environ 63 500 à 63 500 + 28 000 = 91 500 EUR (105 500 si l'électrogène est aussi retiré).

Oui : 8 points d'eau sur 12 ne peuvent pas être construits avant la fin ; ce sont des résultats clés pour les populations, et le solde existe.

Besoin : points d'eau 8 × 5 500 = 44 000 ; personnel 3 × 5 200 = 15 600 ; transport 3 × 1 200 = 3 600 ; total 63 200 EUR, inférieur au solde direct de 63 500 EUR (avant même les corrections d'audit, qui augmentent la marge).

Rubriques : activités 545 000 + 44 000 = 589 000 ≤ 610 000 ; transport 134 000 + 3 600 = 137 600 ≤ 140 000 ; personnel 515 000 + 15 600 = 530 600, soit un dépassement de 10 600 EUR (2 % de la rubrique, dans la limite des 10 %), qui disparaît après la correction de 21 600 EUR (493 400 + 15 600 = 509 000). L'évaluation finale (18 000) et l'audit (9 000) sont à replanifier après la fin des travaux. Total des coûts directs : 1 396 500 + 63 200 = 1 459 700 ≤ 1 460 000.

Date limite : 30 jours avant la fin du mois 24, soit en pratique dans les tout premiers jours du mois 23 : la demande doit partir immédiatement. Elle comprend une justification, un plan de travail révisé et un budget révisé.

Les 60 000 EUR de bons de commande ouverts doivent être livrés et utilisés pour l'action avant la nouvelle date de fin.

« Objet : demande de prolongation sans coût de 3 mois. Madame, Monsieur, en raison des inondations des mois 18 à 21, la construction des points d'eau a pris du retard : 4 points sur 12 sont achevés. Les 8 restants exigent la saison sèche. Nous sollicitons une prolongation sans coût de 3 mois, jusqu'au [date]. Le coût prévu sur la période supplémentaire est de 63 200 EUR (points d'eau 44 000, équipe réduite 15 600, transport 3 600), entièrement couvert par le solde disponible, sans hausse du montant total ; les transferts entre rubriques restent dans la limite de 10 %. L'évaluation finale et l'audit seront décalés en conséquence. Vous trouverez ci-joints le plan de travail et le budget révisés. Nous vous signalons également que notre revue interne a identifié des coûts qui seront retirés du rapport final ; le détail figurera dans le rapport financier. Nous restons à votre disposition. »

Achat pour le prochain projet : non. Des biens achetés pour être stockés et utilisés après la fin, pour un autre projet, ne sont pas des coûts de cette action : ils sont inéligibles, et les présenter comme tels serait une fausse déclaration. Rendre un solde n'est pas un échec : c'est la règle, et la prolongation permet d'utiliser l'essentiel du solde pour les points d'eau, ce qui est bien plus utile. Émargements : non plus. Faire signer aujourd'hui des ménages pour une distribution passée produirait des pièces trompeuses : c'est une falsification, même si les ménages ont bien reçu l'argent. Nous cherchons des preuves contemporaines (listes des comités, suivi post-distribution) ; à défaut, les 2 800 EUR seront retirés du rapport et couverts sur fonds propres. Je lui propose de travailler ensemble sur le plan de la prolongation et sur une procédure de contrôle des listes le jour même des distributions.