Distribución de los costos compartidos de la oficina de país y déficit de recuperación

CDP totales: 4 800 000 USD. Tasa de distribución: 1 140 000 / 4 800 000 = 23,75 % de los CDP.

El déficit es de 298 800 USD, es decir, el 26,2 % de los costos compartidos. Procede sobre todo de G3 (63 % del déficit) y, después, de G5 y G4: estas subvenciones no permiten, o permiten poco, imputar costos de estructura como costos directos. G1 y G2 están en equilibrio: las líneas directas están por debajo de la cuota, lo que es conforme (una subvención nunca debe soportar como costo directo más que su cuota).

1. Director de país al 100 % en G1: no conforme. Dedica el 50 % de su tiempo a funciones transversales que benefician a todas las subvenciones; imputarlas solo a G1 supera la cuota de G1 (ya cubierta al 100,7 %) y viola el método de distribución constante. Riesgo: costos no subvencionables que habrá que reembolsar tras la auditoría.

2. Vehículos en G2: no conforme. El nivel de ejecución de una línea no justifica una imputación: un costo debe imputarse según el beneficio que la subvención obtiene de él. G2 superaría su cuota. Riesgo: costos no subvencionables y hallazgo de auditoría sobre el método de asignación.

3. Reclasificar el alquiler como « espacios de actividades » en G3: no conforme y engañoso. El donante C excluye los costos de oficina como costos directos; recalificar un costo para eludir una norma es una declaración falsa. Riesgo: costos no subvencionables, pérdida de confianza, posible calificación como fraude.

4. Hojas de tiempo retroactivas: no conforme y grave. Hacer que se produzcan hoy documentos presentados como contemporáneos es una falsificación. Riesgo: fraude documental, sanciones, exclusión de la financiación del donante. La vía correcta: reconocer la ausencia de hojas de tiempo, presentar el método de asignación documentado (en proporción a los CDP), proponer una reconstrucción claramente fechada e identificada como tal si el donante la acepta, e implantar hojas de tiempo mensuales a partir de ahora.

Año próximo: tasa = 1 180 000 / 6 200 000 = 19,03 % de los CDP. G6: 1 000 000 × 19,03 % = 190 323 USD; G7: 400 000 × 19,03 % = 76 129 USD. Estos importes deben figurar como líneas directas, justificadas por el método de asignación, dentro de los límites de las normas de los donantes A y B (subvencionables como costo directo).

Año en curso (298 800 USD): (1) verificar que los costos compartidos reales se ajustan al presupuesto y reducir lo que se pueda (congelación de las contrataciones de apoyo no esenciales, uso compartido de vehículos); (2) imputar como costo directo, con hojas de tiempo a partir de ahora, el tiempo del personal de apoyo que trabaja realmente en un proyecto concreto (por ejemplo, un logista asignado a una distribución), cuando el donante lo autorice; (3) pedir a la sede la cobertura del déficit con fondos propios no asignados, o un aumento temporal de la parte de ICR transferida (por ejemplo, del 40 % al 60 %, es decir, +60 600 USD); (4) decidir explícitamente si se mantienen G3 y G5 en su forma actual.

Año próximo: (1) presupuestar la cuota completa en todas las nuevas propuestas cuyo donante lo autorice; (2) para los donantes que solo financian el ICR (C, E), negociar la cobertura como costo directo de los costos vinculados al proyecto (personal de apoyo asignado, oficina de terreno dedicada), o verificar que la cartera puede absorber estas subvenciones; (3) renegociar el arrendamiento de Beirut dentro de 5 meses o mudarse (cada reducción del 10 % de la partida de alquileres y gastos ahorra unos 31 000 USD); (4) fijar una norma interna: no se presenta ninguna propuesta sin un cálculo de la recuperación de los costos compartidos validado por el área de subvenciones.

« Línea 6.1, costos compartidos de la oficina de país: 190 323 USD. Esta línea cubre la parte del proyecto en los costos de funcionamiento comunes de la oficina de país (alquileres y gastos de las oficinas de Beirut y de terreno, funciones de dirección, finanzas, recursos humanos, logística central, seguridad, informática, vehículos de enlace), que benefician a todas las acciones de la cartera. Los costos compartidos previstos para el año ascienden a 1 180 000 USD. Se distribuyen entre todas las subvenciones en proporción a sus costos directos de programa, según un método escrito aplicado de forma constante a todos los donantes: el proyecto representa 1 000 000 USD de los 6 200 000 USD de costos directos previstos, es decir, el 16,13 % de los costos directos y una línea equivalente al 19,03 % de sus propios costos directos. Los importes imputados se ajustarán a los costos reales y a la parte real del proyecto, y se justificarán con los documentos contables y, para el personal, con hojas de tiempo. Ningún costo imputado a esta línea está cubierto por la tasa de costos indirectos. »

A los jefes de proyecto: las cifras muestran lo contrario: G1 y G2 soportan su justa cuota, no más (cobertura del 100,7 % y del 99,5 %). El déficit procede de las subvenciones que no autorizan costos de estructura como costos directos, y se aborda a través de la sede y de la negociación, no cargándolo a G1 y G2. Comparto con ellos la tabla de distribución.

Al director de país: me niego: producir hoy hojas de tiempo presentadas como llevadas durante seis meses es una falsificación, y no puedo validarla ni presentarla al donante. El riesgo (no subvencionabilidad de toda la línea, fraude, pérdida del donante A) no tiene comparación con el de un hallazgo en la visita. Propongo presentar con honestidad el método de asignación y sus justificantes, reconocer la deficiencia, mostrar las hojas de tiempo implantadas desde este mes y un plan de corrección. Si se mantiene la instrucción, pido que se confirme por escrito e informo al director financiero regional o al punto focal antifraude.